Zeiterfassung

Der Begriff umfasst zwei Vorgänge, die im Alltag oft vermischt werden: das Erfassen einzelner Zeitpunkte – die Stempelzeit – und das anschließende Auswerten, bei dem aus Buchungen abzüglich der Pausen die tatsächliche Arbeitszeit und daraus der Zeitsaldo entsteht. Ein System, das nur Zeitpunkte sammelt, erfüllt die Pflicht formal; brauchbar wird es erst durch die Auswertung.

Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Ja – und zwar bereits heute, ohne dass es dafür ein neues Gesetz braucht. Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) leitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung die Pflicht ab, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Grundlage ist das EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18), das ein „objektives, verlässliches und zugängliches System" verlangt. Zu erfassen sind mindestens Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit; die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße.

Strenger und bußgeldbewehrt ist die Lage in Betrieben mit Minijobbern und in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG – dort verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertages.

Welche Form der Aufzeichnung ist vorgeschrieben?

Keine bestimmte. Nach der aktuellen Darstellung des BMAS sind Aufzeichnungen derzeit auch handschriftlich oder als Tabellenkalkulation zulässig – entscheidend ist, dass sie objektiv und verlässlich sind. Reine Schätzungen oder nachträgliche Pauschalangaben genügen nicht.

Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 sieht dagegen eine elektronische, taggleiche Aufzeichnung vor, mit gestaffelten Übergangsfristen von einem, zwei und fünf Jahren sowie einer dauerhaften Ausnahme für Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern. Er befindet sich in der Verbändeanhörung und ist Stand Juli 2026 kein geltendes Recht. Die Einordnung im Detail steht auf der Seite zur Rechtslage.

Wie lange müssen Zeitaufzeichnungen aufbewahrt werden?

Mindestens zwei Jahre. Diese Frist nennt § 16 Abs. 2 ArbZG für Aufzeichnungen über Mehrarbeit und Sonn- oder Feiertagsarbeit, ebenso § 17 Abs. 1 MiLoG für die dort erfassten Branchen. Auch der Referentenentwurf 2026 plant zwei Jahre. Für lohn- und steuerrelevante Unterlagen können längere Fristen gelten.

Verwandte Begriffe

Vertiefend: Stempelzeit, Pausenerfassung, Arbeitszeitkonto, Mehrarbeit und Gleitzeit. Praxisnah wird es im Ratgeber zur Stempeluhr-App und bei den sieben Auswahlkriterien für eine gute Zeiterfassungs-App.