Arbeitszeiterfassung 2026: Was heute gilt

Ob und Wie sauber trennen

Das „Ob“ ist durch die BAG-Entscheidung vom 13. September 2022 geklärt. Der Arbeitgeber muss die Organisation bereitstellen. Beim „Wie“ bestehen Gestaltungsspielräume: Papier kann formal genügen, eine App macht Korrekturen, Auswertungen und Zugänglichkeit aber oft belastbarer.

Auf welchen offiziellen Quellen beruht diese Seite?

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG) im amtlichen Volltext – herausgegeben vom Bundesministerium der Justiz und vom Bundesamt für Justiz.
• § 3 Arbeitsschutzgesetz – die Norm, aus der das Bundesarbeitsgericht die Erfassungspflicht ableitet.
• BAG, Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 – Entscheidung auf der Website des Gerichts.
• EuGH, Urteil vom 14. Mai 2019 – C-55/18 („CCOO“) – Entscheidungsdatenbank des Gerichtshofs.
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales: offizielle Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung.
• § 17 Mindestlohngesetz – Aufzeichnungspflicht für Minijobs und die Branchen des § 2a SchwarzArbG.

Arbeitszeitgesetz in Zahlen

Pausen richtig abbilden

Bei mehr als sechs bis zu neun Stunden sind mindestens 30 Minuten Ruhepause vorgesehen, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Automatische Abzüge dürfen nicht die tatsächlich genommene Pause verfälschen; es braucht einen verständlichen Korrekturweg.

Vom EuGH-Urteil zur BAG-Entscheidung

Die heutige Rechtslage hat zwei Stationen. Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 (C-55/18) entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Das Bundesarbeitsgericht hat daraus im Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) abgeleitet, dass diese Pflicht in Deutschland bereits nach geltendem Arbeitsschutzrecht besteht. Auf ein neues Gesetz muss also niemand warten: Das „Ob“ ist entschieden, offen ist nur die gesetzliche Ausgestaltung des „Wie“.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Detail

Neben der allgemeinen Erfassungspflicht bestehen seit Langem besondere gesetzliche Dokumentationspflichten, die ein System abbilden sollte:

• § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitszeit, die über die werktäglichen acht Stunden hinausgeht, ist aufzuzeichnen; die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• § 17 MiLoG: Für geringfügig Beschäftigte sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• § 3 ArbZG: Die Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist nur zulässig, wenn im Ausgleichszeitraum im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden – das setzt eine laufende Kontrolle der Stundenkonten voraus.

Eine App erfüllt diese Pflichten nicht automatisch. Sie muss so konfiguriert sein, dass Mehrarbeit, Minijob-Zeiten und Ausgleichszeiträume tatsächlich dokumentiert und im Prüffall auswertbar sind.

Geplant, aber nicht geltendes Recht: elektronische Erfassung

Ein Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht vor, die Arbeitszeiterfassung grundsätzlich elektronisch auszugestalten. Das ist ein Planungsstand, kein geltendes Recht: Bis zu einer Verabschiedung bleibt die Form frei, und handschriftliche Aufzeichnungen genügen formal weiterhin. Wer heute ein System auswählt, kann die absehbare Richtung aber einpreisen – eine bereits digitale Erfassung müsste bei einer späteren gesetzlichen Formvorgabe nicht umgestellt werden.

Was eine App organisatorisch leisten sollte

• Beginn, Ende und Dauer nachvollziehbar speichern.
• Korrekturen mit Rollen, Zeitpunkt und Begründung dokumentieren.
• Beschäftigten Zugriff auf ihre eigenen Zeiten geben.
• Pausen- und Ruhezeitkonflikte sichtbar machen.
• Aufbewahrung und Löschung in einem betrieblichen Konzept regeln.

Warum Aplano hier gut passt

Aplano verbindet Zeitstempel, Pausenregeln, laufende Stundenkonten und Konfliktmeldungen mit dem Dienstplan. Dadurch kann die Prüfung an der geplanten Schicht ansetzen. Die Software garantiert keine Rechtskonformität von allein; entscheidend bleiben korrekte Regeln und tatsächliche Nutzung.