Glossar

Zeiterfassungs-Software: Technik- und Auswahlbegriffe

Dreißig Begriffe für den Software-Vergleich: Technik, Schnittstellen, Rechtekonzept und Datenschutz – die Kriterien, an denen sich Zeiterfassungs-Apps tatsächlich unterscheiden.

Von der Redaktion · Aktualisiert am 18. Juli 2026 · Quellen am Seitenende

Kurzorientierung: Zeiterfassungs-Apps unterscheiden sich selten beim Stempeln, sondern bei Rechtekonzept, Änderungsprotokoll, Export und Vertragsbedingungen. Genau dort lohnt der genaue Blick vor der Entscheidung.

API: Schnittstelle, über die ein System Zeitdaten automatisiert an andere Programme übergibt. Fehlt sie, bleibt jede Übergabe an die Lohnabrechnung Handarbeit.
Audit-Trail: Lückenlose Spur aller Änderungen an einem Datensatz. Sie ist das eigentliche Prüfkriterium hinter dem Schlagwort Revisionssicherheit.
Auftragsverarbeitung: Verarbeitet ein Anbieter Beschäftigtendaten weisungsgebunden, verlangt Art. 28 DSGVO einen schriftlichen Vertrag. Ohne ihn fehlt die Grundlage für den Einsatz.
Biometrie: Identifikation über Fingerabdruck oder Gesicht. Solche Daten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt; eine gleichwertige Alternative ohne Biometrie sollte immer angeboten werden.
Dashboard: Verdichtete Übersicht über Salden, Abweichungen und offene Freigaben. Nützlich ist es erst, wenn es zu einer Handlung führt, nicht nur zu einer Zahl.
Datenminimierung: Grundsatz aus Art. 5 DSGVO: erhoben wird nur, was für den Zweck erforderlich ist. Eine dauerhafte Standortaufzeichnung verfehlt ihn regelmäßig.
Export: Ausgabe geprüfter Zeiten in ein weiterverarbeitbares Format. Entscheidend ist nicht, dass exportiert werden kann, sondern dass das Zielsystem die Datei einliest.
Freigabe-Workflow: Definierte Kette aus Antrag, Prüfung und Bestätigung. Er trennt die Person, die eine Zeit ändert, von der Person, die sie verantwortet.
Geofencing: Prüfung beim Stempelereignis, ob es innerhalb eines festgelegten Bereichs stattfindet. Zulässig nur bei Erforderlichkeit, Transparenz und – mit Betriebsrat – nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
Kiosk-Modus: Betriebsart, in der ein gemeinsam genutztes Gerät ausschließlich die Stempelmaske zeigt. Die Lösung für Teams ohne Diensthandy.
Lastenheft: Schriftliche Sammlung der Anforderungen vor der Auswahl. Es verhindert, dass die zuletzt gesehene Demo den Ausschlag gibt.
Löschkonzept: Festlegung, welche Daten wann gelöscht werden. Ohne es kollidiert die Aufbewahrungspflicht mit dem Grundsatz der Speicherbegrenzung.
Mandantenfähigkeit: Fähigkeit, mehrere Standorte oder Gesellschaften getrennt zu verwalten. Wichtig, sobald Auswertungen nicht vermischt werden dürfen.
Manipulationssicherheit: Schutz davor, dass Zeiten unbemerkt verändert werden. Sie entsteht durch Protokollierung und Rechtetrennung, nicht durch Verbote in einer Betriebsanweisung.
NFC: Nahfeldkommunikation für kontaktloses Stempeln per Karte oder Smartphone. Schneller als PIN-Eingabe, verlangt aber ein Verfahren für verlorene Karten.
Offline-Fähigkeit: Speichern von Buchungen ohne Netzverbindung und spätere Übertragung. Ausschlaggebend an Orten wie Keller, Tiefgarage oder Baustelle.
Onboarding: Aufwand, bis alle Beschäftigten das System tatsächlich nutzen. Er wird beim Vergleich regelmäßig unterschätzt und entscheidet über die Akzeptanz.
Push-Benachrichtigung: Aktive Meldung an Beschäftigte, etwa bei vergessener Buchung. Sie verlagert die Korrektur vom Monatsende an den Tag der Entstehung.
Revisionssicherheit: Eigenschaft, dass abgeschlossene Daten nachvollziehbar und unveränderbar bleiben. Ein Begriff aus dem Rechnungswesen, der bei Zeiterfassung oft unscharf beworben wird.
RFID: Erkennung per Funkchip in Karte oder Schlüsselanhänger. Robust im Industrieumfeld und unabhängig vom privaten Smartphone.
Rollenmodell: Rechtekonzept, das festlegt, wer sieht, bucht, freigibt und auswertet. Zu großzügig vergebene Administratorrechte sind der häufigste Datenschutzmangel.
SaaS: Nutzung der Software über den Browser gegen laufende Gebühr, ohne eigene Installation. Datenhaltung, Verfügbarkeit und Kündigungsfristen gehören in die Prüfung.
Self-Service: Möglichkeit für Beschäftigte, eigene Zeiten, Salden und Anträge selbst einzusehen und zu stellen. Der wirksamste Hebel gegen Rückfragen an die Verwaltung.
Service-Level: Zugesicherte Verfügbarkeit und Reaktionszeit des Anbieters. Ohne schriftliche Zusage ist Support ein Versprechen, keine Leistung.
Single Sign-on: Anmeldung über einen zentralen Identitätsdienst. Erhöht die Sicherheit und senkt den Verwaltungsaufwand, ist aber meist an höhere Tarife gebunden.
Terminal: Fest installiertes Erfassungsgerät, oft mit Karte oder biometrischem Merkmal. Sinnvoll bei festem Zugang, überflüssig bei rein mobiler Belegschaft.
Testphase: Kostenloser Erprobungszeitraum. Aussagekräftig wird er erst, wenn ein vollständiger Monatsabschluss samt Korrekturen darin Platz hat.
TCO: Gesamtkosten über die Nutzungsdauer: Lizenz, Einführung, Hardware, Schulung und laufende Pflege. Der Listenpreis je Nutzer ist davon oft der kleinere Teil.
Vertragslaufzeit: Bindungsdauer und Kündigungsfrist des Abonnements. Monatliche Kündbarkeit senkt das Risiko einer Fehlentscheidung erheblich.
Zwei-Faktor-Authentifizierung: Anmeldung mit zwei unabhängigen Nachweisen. Bei Systemen mit Zugriff auf Beschäftigtendaten ein angemessener Standard.

Kurz erklärt

Häufige Fragen

Woran erkenne ich eine manipulationssichere Zeiterfassung?

An drei Dingen: Jede Änderung wird mit Zeitpunkt, Urheber und altem Wert protokolliert, Änderungen brauchen eine Freigabe durch eine andere Rolle, und abgeschlossene Zeiträume lassen sich nicht stillschweigend überschreiben.

Ist Geofencing datenschutzrechtlich zulässig?

Punktuell beim Stempelereignis kann es zulässig sein, wenn es erforderlich und transparent ist. Eine dauerhafte Standortaufzeichnung ist etwas anderes und in aller Regel unverhältnismäßig. In Betrieben mit Betriebsrat besteht Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Ja, sobald ein Anbieter Beschäftigtendaten in Ihrem Auftrag verarbeitet – bei jeder Cloud-Lösung also praktisch immer. Art. 28 DSGVO verlangt ihn in Textform.

Wie lange sollte eine Testphase dauern?

Lang genug für einen vollständigen Monatsabschluss. Erst dort zeigen sich Korrekturen, Freigaben, Salden und Exporte – die Wochenansicht sieht bei fast allen Anbietern gut aus.

Nachprüfbar

Quellen und Stand

BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (Pflicht, Form, 82-Prozent-Wert).
Bundesarbeitsgericht, Beschluss 1 ABR 22/21.
Aplano: Preise und Funktionsmatrix, abgerufen Juli 2026.
Aplano: Zeiterfassung per App, Geofencing und Terminal.
TimeTac Preise, timr Preise und Timebutler Preise, Anbieterangaben.
OMR Reviews: Aplano 4,7/5 bei 206.
OMR Reviews: timr 4,7/5 bei 186.
G2: Clockify vs. Toggl Track.
Clockify: Anbieterangabe 4,8/5 bei 9.000+ Capterra-Bewertungen.

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