Stempelzeit

Erfasst wird die Stempelzeit heute auf vier Wegen: über die Smartphone-App, an einer Tablet-Station im Kiosk-Modus, an einem Terminal mit RFID-Chip oder im Browser am Arbeitsplatz. Technisch unterscheiden sich diese Wege kaum, organisatorisch erheblich – die Auswahl entscheidet, ob wirklich alle im Betrieb buchen können. Die Gegenüberstellung steht im Ratgeber zur Stempeluhr-App.

Wie entsteht aus Stempelzeiten die Arbeitszeit?

In zwei Rechenschritten. Erstens ergibt die Spanne zwischen der ersten und der letzten Buchung eines Tages die Bruttoarbeitszeit. Zweitens werden die Ruhepausen abgezogen; übrig bleibt die Nettoarbeitszeit, und nur sie zählt für die Höchstarbeitszeit und für das Arbeitszeitkonto. Wie die Pausenerfassung ausgestaltet ist, entscheidet deshalb über das Ergebnis stärker als der Stempelvorgang selbst.

Was gilt bei einer vergessenen Stempelung?

Sie wird als Korrekturbuchung nachgetragen – protokolliert, nicht überschrieben. Vergessene Buchungen sind der Normalfall, nicht die Ausnahme; entscheidend ist, wie schnell sie auffallen und wie sauber die Nachtragung läuft. Vier Punkte gehören vorher festgelegt:

• Meldung: Fällt eine offene Buchung noch am selben Tag auf oder erst beim Monatsabschluss?
• Zuständigkeit: Darf die betroffene Person selbst nachtragen, oder gibt es eine Freigabe durch die Führungskraft?
• Protokoll: Bleibt sichtbar, wer wann welchen Wert geändert hat? Ohne Änderungslog ist der Nachweis wenig wert – der EuGH verlangt ein objektives und verlässliches System.
• Frist: Bis wann sind Korrekturen möglich, ab wann gilt ein Monat als geschlossen?

Darf der Arbeitgeber den Standort beim Stempeln prüfen?

Punktuell ja, dauerhaft nein. Eine Standortprüfung im Moment der Buchung – ein Geofence – lässt sich auf eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO stützen, solange sie zweckgebunden und datensparsam bleibt und die Beschäftigten informiert sind. Eine fortlaufende Ortung während der Schicht ist etwas anderes und regelmäßig unzulässig.

Biometrische Verfahren gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO; ein RFID-Chip oder eine PIN erfüllt denselben Zweck ohne diese Hürde. Besteht ein Betriebsrat, ist die Einführung eines Erfassungssystems nach § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig, weil es zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet ist.

Verwandte Begriffe

Siehe auch Zeiterfassung, Pausenerfassung, Zeitsaldo und Mehrarbeit. Wie sich Korrekturprozesse in einem Testlauf prüfen lassen, zeigt der Ratgeber zur Testphase.