Fahrtenbuch-App: Was das Finanzamt verlangt und wie sie zur Zeiterfassung passt

Wozu das Fahrtenbuch dient – und wozu nicht

Das steuerliche Fahrtenbuch hat genau einen Zweck: das Verhältnis von privaten zu dienstlichen Kilometern nachzuweisen, damit der geldwerte Vorteil aus der Privatnutzung nach den tatsächlichen Kosten statt pauschal bewertet werden kann. Rechtsgrundlage sind § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG für Arbeitnehmer mit Dienstwagen und § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG für Unternehmer mit Firmenfahrzeug im Betriebsvermögen. Wer kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt, landet zwingend bei der Pauschale.

Davon zu unterscheiden ist das Fahrtenbuch, das eine Verkehrsbehörde nach § 31a StVZO anordnen kann, wenn nach einem Verkehrsverstoß der Fahrer nicht ermittelt werden konnte. Dieses verkehrsrechtliche Fahrtenbuch verlangt für jede Fahrt Name, Vorname und Anschrift des Fahrers, das Kennzeichen sowie Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende der Fahrt, mit Unterschrift; aufzubewahren ist es sechs Monate nach Ablauf der angeordneten Dauer. Mit der Steuer hat es nichts zu tun, und ein steuerliches Fahrtenbuch erfüllt die Auflage nicht automatisch, weil dort weder Uhrzeiten noch der Name des Fahrers vorgeschrieben sind. Wer beides führen muss, braucht eine App, die beide Datensätze abbilden kann.

Die Pflichtangaben je Fahrt

Was in ein steuerliches Fahrtenbuch gehört, steht nicht im Gesetz selbst, sondern in den Lohnsteuer-Richtlinien. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR unterscheidet drei Fahrtarten mit sehr unterschiedlichem Detailgrad:

Zwei Regeln gelten für alle Fahrtarten. Erstens muss das Fahrtenbuch lückenlos sein: Die Führung lässt sich nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränken, selbst wenn das Fahrverhalten über das Jahr gleichförmig ist. Zweitens müssen sich die Angaben aus dem Fahrtenbuch selbst ergeben. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen, etwa einen Terminkalender, ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Aufzeichnungen dadurch nicht leidet (BFH VI R 87/04).

Zeitnah, geschlossen, unveränderbar: die drei Formanforderungen

Die meisten Fahrtenbücher scheitern nicht am Inhalt, sondern an der Form. Der Bundesfinanzhof hat die Anforderungen in einer Reihe von Entscheidungen festgelegt, die bis heute die Prüfungspraxis bestimmen.

• Zeitnah: Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die Fahrten einschließlich des am Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben (BFH, Urteil vom 09.11.2005 – VI R 27/05). Eine feste Tagesfrist nennen Gesetz und Richtlinien nicht; ein am Jahresende aus Belegen rekonstruiertes Fahrtenbuch ist aber nicht zeitnah.
• Geschlossene Form: Bei Papier bedeutet das ein gebundenes Buch statt loser Blätter. Für elektronische Fahrtenbücher übersetzt der BFH die geschlossene Form in die Frage, ob frühere Eingaben unbemerkt geändert werden können.
• Unveränderbarkeit oder Protokoll: Eine am Computer erzeugte Datei genügt nur, wenn nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden (BFH VI R 64/04). Im Ausgangsfall waren Änderungen durch den Systemadministrator möglich und nur auf Nachfrage bei ihm erkennbar – das reichte nicht. Mit Beschluss vom 12. Januar 2024 (VI B 37/23) hat der BFH diese Linie ausdrücklich bestätigt.

Die gute Nachricht steht in einer weiteren Entscheidung: Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind (BFH, Urteil vom 10.04.2008 – VI R 38/06). Ein einzelner Zahlendreher kippt das Fahrtenbuch also nicht; systematische Lücken, nachträglich präzisierte Ziele oder eine frei editierbare Tabelle dagegen schon. Die Folge ist dann hart: Die Privatnutzung wird nach der 1-%-Regelung bewertet, eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht (BFH VI R 64/04).

Woran man eine taugliche Fahrtenbuch-App erkennt

Seit R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR ist geklärt, dass das Fahrtenbuch elektronisch geführt werden darf – wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen und nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen oder dokumentiert werden. Ein amtliches Zulassungsverfahren für Fahrtenbuch-Software sehen weder Gesetz noch Richtlinien vor. Hinweise von Anbietern auf eine „Finanzamtskonformität“ ersetzen deshalb nicht den Blick in die Funktionen. Folgende Prüfpunkte lassen sich aus Richtlinie und Rechtsprechung ableiten:

Technisch arbeiten Fahrtenbuch-Apps mit drei Datenquellen: manueller Eingabe, dem GPS des Smartphones oder einem Stecker bzw. einer Telematik-Schnittstelle im Fahrzeug, die Kilometerstand und Fahrtbeginn liefert. Die automatische Erfassung nimmt den Kilometerstand ab, nicht aber den Zweck: Ob eine Fahrt dienstlich war und wen sie betraf, muss weiterhin ein Mensch eintragen – und zwar zeitnah. Eine App, die Fahrten wochenlang „offen“ lässt und am Monatsende Sammel-Zuordnungen erlaubt, verlagert das Formproblem nur.

1-%-Regelung oder Fahrtenbuch: was gilt 2026

Die Pauschale bewertet die Privatnutzung mit monatlich 1 % des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung einschließlich Sonderausstattung. Kann der Wagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden, kommen monatlich 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer hinzu (§ 8 Abs. 2 Satz 3 EStG). Diese Werte sind auch dann anzusetzen, wenn das Fahrzeug in einem Monat kaum genutzt wird. Für Elektro- und bestimmte Hybridfahrzeuge mindert § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG den anzusetzenden Listenpreis:

Für Elektrofahrzeuge, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, gelten niedrigere Preisgrenzen für die Viertelung – nach § 52 Abs. 12 EStG richtet sich die Grenze nach dem Anschaffungszeitpunkt. Die Begünstigung wirkt auch im Fahrtenbuch: Bei der Kostenmethode werden die Anschaffungskosten bzw. die Abschreibung eines begünstigten Elektrofahrzeugs nur zu einem Viertel bzw. zur Hälfte in die Gesamtkosten einbezogen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

Eine Beispielrechnung zeigt die Größenordnung: Ein Verbrenner mit 40.000 € Bruttolistenpreis und 20 km Arbeitsweg führt zu 400 € Privatnutzung plus 240 € für den Arbeitsweg, also 640 € geldwertem Vorteil im Monat. Dasselbe als begünstigtes Elektrofahrzeug ergibt 100 € plus 60 €. Beim Fahrtenbuch hängt das Ergebnis dagegen vom tatsächlichen Privatanteil an den Gesamtkosten ab. Es lohnt sich typischerweise, wenn der Privatanteil gering ist, der Listenpreis im Verhältnis zu den tatsächlichen Kosten hoch liegt – etwa bei abgeschriebenen oder gebraucht übernommenen Fahrzeugen – oder der Arbeitsweg lang ist.

Fahrtenbuch ist keine Arbeitszeiterfassung

Weil Außendienst, Handwerk und Pflege dieselben Fahrten sowohl steuerlich als auch arbeitszeitrechtlich betreffen, liegt die Idee nahe, beides aus einer Quelle abzuleiten. Die beiden Aufzeichnungen folgen aber unterschiedlichen Logiken:

Der entscheidende Unterschied steckt in der Zeile „Uhrzeiten“. Ein steuerlich einwandfreies Fahrtenbuch kann komplett ohne Uhrzeit auskommen. Selbst wenn eine App Fahrtbeginn und -ende automatisch stempelt, deckt sie nur den Teil der Arbeitszeit ab, der im Fahrzeug verbracht wird – die Stunde beim Kunden, die Pause und das Büro am Nachmittag fehlen. Umgekehrt beantwortet die Arbeitszeiterfassung nicht, ob eine Fahrt privat oder dienstlich war.

Wann Fahrtzeit Arbeitszeit ist

Für die Abstimmung beider Systeme kommt es darauf an, welche Fahrten in die Arbeitszeit gehören. Der Weg von der Wohnung zur festen Arbeitsstätte ist keine Arbeitszeit. Anders bei Beschäftigten ohne festen oder gewöhnlichen Arbeitsort: Nach dem Urteil des EuGH vom 10. September 2015 (C-266/14, Tyco) sind die Fahrten von der Wohnung zum ersten und vom letzten Kunden zurück Arbeitszeit im Sinne der Arbeitszeitrichtlinie. Bei Dienstreisen unterscheidet das Bundesarbeitsgericht danach, ob die Reisezeit vom Arbeitgeber in Anspruch genommen wird: Wer lediglich mitfährt und über die Zeit selbst verfügen kann, leistet keine Arbeitszeit im Sinne des ArbZG (BAG, Urteil vom 11.07.2006 – 9 AZR 519/05); wer dagegen auf Anordnung selbst am Steuer sitzt, wird in der arbeitsrechtlichen Literatur überwiegend als arbeitend eingeordnet. Ob Fahrtzeit bezahlt wird, ist eine eigene Frage: Für Reisezeiten bei einer Auslandsentsendung hat das BAG die Vergütung wie Arbeit bejaht (Urteil vom 17.10.2018 – 5 AZR 553/17); im Übrigen entscheiden Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag. Was das im Alltag auf der Baustelle bedeutet, behandelt der Beitrag zur Zeiterfassung-App fürs Handwerk.

GPS im Fahrtenbuch: was der Datenschutz verlangt

Viele Fahrtenbuch-Apps zeichnen Strecken automatisch per GPS auf. Für dienstliche Fahrten kann das den Nachweis von Ziel und Route erleichtern. Bei Fahrzeugen, die auch privat genutzt werden, entsteht dabei aber ein Bewegungsprofil der Freizeit – obwohl das Steuerrecht für Privatfahrten nur die Kilometer verlangt. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) und § 26 BDSG sollte die App Privatfahrten deshalb ohne Route und Adressen speichern und Arbeitgeber nur die Angaben sehen lassen, die für die Lohnabrechnung erforderlich sind.

Hinzu kommt die Mitbestimmung: Eine Fahrtenbuch-App mit Ortung ist geeignet, Verhalten und Leistung zu überwachen, und unterliegt deshalb dort, wo ein Betriebsrat besteht, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Wie Gerichte und Aufsichtsbehörden die Grenze zwischen punktueller Standortprüfung und laufender Ortung gezogen haben – einschließlich eines Falls mit GPS-Ortung von Firmenfahrzeugen –, zeigt der Beitrag Zeiterfassung mit GPS. Läuft die App auf dem privaten Telefon der Beschäftigten, gelten zusätzlich die Grenzen aus dem Beitrag zur Zeiterfassung auf dem privaten Smartphone.

Beide Funktionen kombinieren: getrennte Daten, abgestimmte Prozesse

Ob Fahrtenbuch und Zeiterfassung in einer Software oder in zwei getrennten Systemen laufen, ist weniger wichtig als die Abstimmung der Prozesse. Vier Punkte haben sich bewährt:

• Arbeitszeit nicht aus Fahrten ableiten. Fahrtbeginn und -ende können ein Hinweis sein, ersetzen aber nicht das Ein- und Ausstempeln. Wer die Arbeitszeit aus dem Fahrtenbuch errechnet, verliert alle Zeiten außerhalb des Fahrzeugs.
• Fahrtzeit als eigene Kategorie führen. In der Zeiterfassung sollte die Fahrtzeit getrennt von der übrigen Arbeit gebucht werden können, damit sie in Höchstarbeits- und Ruhezeiten mitzählt, in der Vergütung aber gesondert bewertet werden kann.
• Plausibilität statt Verknüpfung. Eine Dienstfahrt im Fahrtenbuch an einem Tag ohne erfasste Arbeitszeit – oder umgekehrt eine lange Kundentour ohne Fahrtzeit – ist ein Prüffall. Dieser Abgleich genügt; eine technische Kopplung beider Datensätze ist nicht nötig.
• Zugriffe trennen. Die Fahrtenbuchdaten braucht die Lohnbuchhaltung, die Arbeitszeitdaten Teamleitung und Personalabteilung. Gemeinsame Ansichten, in denen Standortverläufe neben Arbeitszeiten stehen, sind datenschutzrechtlich der heikelste Teil jeder Kombination.

Für viele Betriebe ist deshalb die nüchternste Lösung eine spezialisierte Fahrtenbuch-App für die Fahrzeuge und eine Zeiterfassung für die Menschen, verbunden über einen Export. In Aplano etwa läuft die Zeiterfassung per App, im Browser oder an einer Tablet-Station, Geofencing ist optional; ein Fahrtenbuch gehört nach den Funktionsangaben des Anbieters nicht zum Umfang, sodass Aplano hier nur die Arbeitszeitseite abdeckt. Die Zeiterfassung steckt im Pro-Tarif zu 4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt.; auf Capterra steht Aplano bei 4,8 von 5 aus 113 Bewertungen, auf OMR Reviews bei 4,7 von 5 aus 206 Bewertungen (Stand Juli 2026). Welche Lösungen mobile Erfassung und Fahrtzeiten wie abbilden, ordnet der Systemvergleich ein; wie das Stempeln unterwegs funktioniert, beschreibt der Beitrag zur mobilen Zeiterfassung. In der Testphase lohnt es sich, eine typische Außendienstwoche in beiden Systemen durchzuspielen – die 12 Prüfpunkte für die Testphase lassen sich dafür um die Fahrtzeit ergänzen.

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