Zeiterfassung auf dem privaten Smartphone

Zwei Fragen, die regelmäßig vermischt werden

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts (Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21) und trifft den Arbeitgeber. Beschäftigte müssen bei der Erfassung mitwirken, wenn die Aufzeichnung an sie delegiert wird – das ist unstreitig und Teil der arbeitsvertraglichen Nebenpflichten.

Davon zu trennen ist die Frage nach dem Werkzeug. Ob gestempelt wird, entscheidet der Betrieb. Womit gestempelt wird, kann er nur innerhalb der Mittel entscheiden, die er selbst bereitstellt. Das Weisungsrecht nach § 106 GewO betrifft Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung – nicht das Eigentum der Beschäftigten. Wer diese beiden Ebenen trennt, kommt in fast allen Diskussionen zu einer klaren Antwort: Die Erfassung ist Pflicht, das private Gerät ist es nicht.

Warum das Weisungsrecht am Privatgerät endet

Für den Betrieb erforderliche Arbeitsmittel stellt der Arbeitgeber – und trägt ihre Kosten. Verlangt er stattdessen die Nutzung privater Geräte, verschiebt er Anschaffung, Vertrag, Akkuverschleiß und Datenvolumen auf die Beschäftigten. Wo eine solche Nutzung überhaupt vereinbart wird, gehört ein Aufwendungsersatz dazu; ohne Vereinbarung fehlt dafür die Grundlage.

Hinzu kommt die persönliche Sphäre. Wie stark Gerichte diese gewichten, zeigt eine Entscheidung des Thüringer Landesarbeitsgerichts vom 16. Mai 2018 (6 Sa 442/17): Ein Arbeitgeber hatte die Herausgabe der privaten Mobilfunknummer für die Rufbereitschaft verlangt und nach der Weigerung abgemahnt. Das Gericht sah darin einen erheblichen Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung und hielt die Abmahnung für unwirksam. Die Wertung lässt sich übertragen: Das private Telefon ist kein Betriebsmittel, über das der Arbeitgeber verfügen kann.

Die Alternativen im Überblick

Der Streit löst sich fast immer technisch, nicht juristisch: Eine App, die mehrere Erfassungswege parallel unterstützt, macht die Frage nach dem Privatgerät zur Wahlmöglichkeit statt zur Bedingung.

Wie sich das mobile Stempeln im Alltag anfühlt und wann ein Geofence sinnvoll ist, behandelt der Beitrag zur mobilen Zeiterfassung; die Bauformen der digitalen Stempeluhr vergleicht der Artikel zur Stempeluhr-App.

Was in eine Vereinbarung zur freiwilligen Nutzung gehört

Wenn Beschäftigte ihr eigenes Gerät nutzen möchten – und viele möchten das, weil sie ohnehin ein Telefon dabeihaben –, sollte das nicht per Zuruf geregelt werden. Fünf Punkte reichen für eine belastbare Vereinbarung:

• Freiwilligkeit und Widerruf: Die Nutzung ist freiwillig, jederzeit widerrufbar, und es gibt einen benannten alternativen Erfassungsweg.
• Aufwendungsersatz: Ob und in welcher Höhe Datenvolumen oder Gerätenutzung abgegolten werden.
• Datenumfang: Welche Daten die App verarbeitet – und welche ausdrücklich nicht, etwa dauerhafte Standortverfolgung.
• Support und Haftung: Wer hilft bei Problemen, und was gilt bei Verlust oder Defekt des Geräts.
• Ende der Nutzung: Deinstallation und Löschung der betrieblichen Daten beim Ausscheiden oder beim Widerruf.

Zwei Seiten genügen dafür. Existiert ein Betriebsrat, gehört das Thema ohnehin auf dessen Tisch: Ein System, das Verhalten oder Leistung überwachen kann, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – unabhängig davon, ob eine Überwachung beabsichtigt ist.

Datenschutz: der Standort ist der heikelste Teil

Auf einem privaten Gerät verschärft sich jede Datenfrage, weil private und betriebliche Nutzung im selben Betriebssystem liegen. Für die Zeiterfassung gilt der Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erhoben werden darf, was für Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erforderlich ist – mehr nicht. Rechtsgrundlage im Beschäftigungsverhältnis ist regelmäßig § 26 BDSG; eine Einwilligung trägt hier selten, weil ihre Freiwilligkeit im Abhängigkeitsverhältnis schwer nachzuweisen ist.

Praktisch heißt das für Standortfunktionen: Eine Prüfung im Moment des Stempelns, ob sich das Gerät im vereinbarten Bereich befindet, lässt sich begründen. Ein durchgehend mitlaufendes Bewegungsprofil lässt sich nicht begründen – und ist auf einem Privatgerät erst recht unzumutbar. Wer diese Grenze in der Konfiguration zieht, nimmt der Diskussion im Team den größten Teil ihrer Schärfe.

Was das für die Auswahl der App bedeutet

Aus der Rechtslage folgt ein hartes Auswahlkriterium: Eine Zeiterfassungs-App muss mehrere Erfassungswege beherrschen, sonst ist sie für gemischte Teams unbrauchbar. Wer nur eine Smartphone-App anbietet, zwingt den Betrieb entweder zur Anschaffung von Dienstgeräten oder in eine unsaubere Konstruktion.

Aplano erfüllt dieses Kriterium: Erfasst wird per Smartphone-App, im Browser oder an einer Tablet-Station, optional mit RFID-Karte oder Fingerprint; Geofencing lässt sich nutzen, ist aber nicht Voraussetzung. Die Zeiterfassung steckt im Pro-Tarif zu 4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. und ist 14 Tage ohne Kreditkarte testbar. Fair eingeordnet gilt das nicht exklusiv – auch Clockodo, TimeTac und Connecteam bieten Terminal- oder Browserwege neben der App; die Unterschiede liegen in Preislogik und Funktionsumfang. Der Systemvergleich ordnet sie ein, die Rechtslage den gesetzlichen Rahmen.

Ein Testlauf klärt den Rest schneller als jede Diskussion: In der Testphase einmal jeden Erfassungsweg mit einer realen Person durchspielen – und prüfen, ob wirklich niemand auf ein privates Gerät angewiesen ist.

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