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Zeiterfassung mit GPS

Fast jede mobile Zeiterfassungs-App bringt heute eine Standortfunktion mit. In der Produktbeschreibung steht meist nur ein Wort – „Geofencing“ – und dahinter verbergen sich drei sehr unterschiedliche Ausbaustufen, die rechtlich völlig verschieden zu bewerten sind.

Von Dr. Katharina Müller · 4. September 2026 · Quellen am Seitenende

Kurz beantwortet: Zulässig begründen lässt sich der punktuelle Standortabgleich im Moment des Stempelns: Die App prüft, ob sich das Gerät im hinterlegten Bereich befindet, und speichert im besten Fall nur „innerhalb“ oder „außerhalb“. Nicht begründen lässt sich die laufende Ortung während der Schicht – sie erzeugt ein Bewegungsprofil, das für Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nicht erforderlich ist. Maßstab sind die Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO und § 26 BDSG; besteht ein Betriebsrat, ist die Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Für die App-Auswahl heißt das: Die Standortfunktion muss abschaltbar, im Radius einstellbar und in ihrem Speicherumfang nachvollziehbar sein.

Drei Ausbaustufen hinter einem Wort

Wer „Zeiterfassung mit GPS“ sucht, meint selten dasselbe wie der Anbieter, der damit wirbt. Sinnvoll ist es, drei Stufen zu trennen – sie unterscheiden sich nicht in der Technik, sondern im Datenumfang, und genau daran hängt die rechtliche Bewertung.

Drei Ausbaustufen von Standortdaten in der Zeiterfassung
Stufe	Was gespeichert wird	Zweck	Einordnung
Geofence-Prüfung	Nur das Ergebnis: innerhalb / außerhalb des Bereichs	Verhindern, dass vom Sofa aus gestempelt wird	Regelmäßig begründbar – geringster Eingriff
Koordinaten-Stempel	Ein Koordinatenpaar je Buchung	Nachweis des Einsatzortes, Zuordnung zu Baustelle oder Objekt	Begründbar, wenn der Einsatzort wirklich abgerechnet wird
Laufende Ortung	Positionen im Minutentakt über die ganze Schicht	„Übersicht“, Disposition, Wegezeiten	Für die Zeiterfassung nicht erforderlich – unzulässig

Die erste Stufe ist der Normalfall guter Apps, die dritte ist der Grund, warum das Thema einen schlechten Ruf hat. Wer die Konfiguration bewusst auf Stufe eins oder zwei begrenzt, nimmt der Diskussion im Team und mit der Datenschutzaufsicht den größten Teil ihrer Schärfe.

Wo Gerichte und Aufsichtsbehörden die Grenze gezogen haben

Die deutlichste Entscheidung stammt aus Niedersachsen. Ein Gebäudereinigungsunternehmen hatte 18 Firmenfahrzeuge mit GPS ausgestattet; das System speicherte über 150 Tage jede gefahrene Strecke mit Start- und Zielpunkt, Fahrzeit und Zündungsstatus. Die niedersächsische Aufsichtsbehörde untersagte das, das Verwaltungsgericht Lüneburg bestätigte sie mit Teilurteil vom 19. März 2019 (4 A 12/19): Die dauerhafte Ortung sei für die genannten Zwecke – Diebstahlprävention und Tourenkoordination – nicht erforderlich, und die vorgelegten Einwilligungen der Beschäftigten erfüllten überwiegend nicht die Anforderungen an eine wirksame Einwilligung.

Wie streng der Erforderlichkeitsmaßstab bei Erfassungssystemen insgesamt ausfällt, zeigt eine zweite Entscheidung: Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg entschied am 4. Juni 2020 (10 Sa 2130/19), dass ein Beschäftigter nicht verpflichtet ist, eine Zeiterfassung per Fingerabdruck zu nutzen – die Verarbeitung biometrischer Daten sei für die Zeiterfassung nicht erforderlich, die deswegen erteilte Abmahnung unwirksam. Die Linie beider Entscheidungen ist dieselbe: Für eine korrekte Zeiterfassung braucht es Beginn, Ende und Dauer – alles darüber hinaus muss sich einzeln rechtfertigen lassen.

Praxisregel

Fragen Sie nicht „Dürfen wir GPS einsetzen?“, sondern „Welche Angabe fehlt uns in der Zeiterfassung, und ist der Standort das mildeste Mittel, sie zu bekommen?“. Lässt sich die Frage nicht in zwei Sätzen beantworten, ist die Antwort Nein.

Die Erforderlichkeitsprüfung in vier Fragen

Vor der Aktivierung lohnt eine kurze, dokumentierte Prüfung. Vier Fragen genügen – und ihre Antworten gehören in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, nicht in eine E-Mail.

Welcher Zweck? „Missbrauch verhindern“ ist zu vage. Tragfähig ist etwa: Nachweis, dass die Buchung am Einsatzort erfolgte, weil Kundenaufträge nach Ort abgerechnet werden.
Welches mildere Mittel gibt es? Eine Tablet-Station am Objekt, ein RFID-Chip oder die Zuordnung zum Auftrag ohne Koordinaten leisten oft dasselbe.
Wie viel Daten fallen tatsächlich an? Nur beim Buchen oder dauerhaft? Nur das Ergebnis der Prüfung oder die Koordinate? Diese Einstellung entscheidet über die Bewertung.
Wie lange wird gespeichert und wer sieht es? Kurze Löschfrist, enger Empfängerkreis, keine Auswertung nach Person außerhalb des benannten Zwecks.

Auf einem privaten Smartphone verschärft sich jede dieser Fragen zusätzlich, weil private und betriebliche Nutzung im selben Betriebssystem liegen. Was der Arbeitgeber dort überhaupt verlangen darf, behandelt der Beitrag zur Zeiterfassung auf dem privaten Smartphone.

Warum die Einwilligung selten trägt

Der naheliegende Weg – alle unterschreiben eine Einwilligung – ist im Beschäftigungsverhältnis der schwächste. Eine Einwilligung muss freiwillig sein, und Freiwilligkeit ist im Abhängigkeitsverhältnis schwer nachzuweisen; sie ist außerdem jederzeit widerrufbar. Ein System, das nach dem ersten Widerruf für eine Person nicht mehr funktioniert, ist betrieblich unbrauchbar. Genau daran scheiterte auch der Fall vor dem VG Lüneburg.

Tragfähiger ist die Kombination aus einer sauberen Erforderlichkeitsbegründung nach § 26 BDSG und – wo ein Betriebsrat besteht – einer Betriebsvereinbarung. Sie kann als eigene Rechtsgrundlage nach Art. 88 DSGVO dienen, schafft Verbindlichkeit für alle und beendet die Einzelfalldiskussion. Ohne Betriebsrat übernimmt eine schriftliche Verfahrensbeschreibung diese Rolle, die dem Team vor der Einführung bekannt gemacht wird.

Was in die Regelung gehört

Ob Betriebsvereinbarung oder Verfahrensbeschreibung: Fünf Punkte sollten schriftlich stehen, bevor die Funktion scharf geschaltet wird.

Auslöser: Standortabgleich ausschließlich im Moment des Ein- und Ausstempelns, nicht dazwischen.
Speicherumfang: Ergebnis der Prüfung statt Koordinate, wo die App das anbietet.
Radius und Orte: Welche Bereiche hinterlegt sind und wer sie ändern darf.
Ausnahmen: Was passiert, wenn das Signal fehlt – Buchung außerhalb muss möglich und nachträglich begründbar sein, sonst blockiert die Technik die Arbeit.
Löschung und Zugriff: Frist, Rollen, keine Verhaltens- oder Leistungsauswertung.

Der häufigste Konstruktionsfehler

Eine harte Sperre außerhalb des Geofence. Sie führt dazu, dass Beschäftigte bei schwachem Signal, in Tiefgaragen oder im Gebäudeinneren gar nicht stempeln können – und die Zeiten hinterher aus dem Gedächtnis nachgetragen werden. Die Datenqualität sinkt damit unter das Niveau, das ohne GPS erreichbar wäre. Sinnvoll ist eine Kennzeichnung statt einer Sperre.

Was das für die Auswahl der App bedeutet

Aus der Rechtslage folgt ein konkretes Auswahlkriterium: Die Standortfunktion muss optional sein – abschaltbar, im Radius einstellbar, und der gespeicherte Datenumfang muss aus der Dokumentation hervorgehen. Eine App, bei der GPS Voraussetzung für das Stempeln ist, engt den Betrieb unnötig ein und ist für gemischte Teams schwer sauber zu betreiben.

Aplano erfüllt dieses Kriterium: Geofencing für die standortgenaue Erfassung ist vorhanden, aber keine Voraussetzung – erfasst wird wahlweise per App, im Browser oder an einer Tablet-Station, optional mit RFID-Karte oder Fingerprint. Die Zeiterfassung steckt im Pro-Tarif zu 4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. und lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen; auf Capterra steht Aplano bei 4,7 von 5, auf OMR Reviews bei 4,6 von 5 aus 206 Bewertungen. Fair eingeordnet ist das kein Alleinstellungsmerkmal – auch Clockodo, TimeTac, timr und Connecteam bieten Standortfunktionen in unterschiedlicher Tiefe an; die Unterschiede liegen in der Granularität der Einstellungen und in der Preislogik. Der Systemvergleich ordnet die Lösungen ein, die Rechtslage den gesetzlichen Rahmen.

In der Testphase klärt sich der Rest schneller als in jeder Anbieterdiskussion: einmal außerhalb des Radius stempeln und ansehen, was die App speichert und was der Auswertung entnehmbar ist. Die 12 Prüfpunkte für die Testphase enthalten den passenden Ablauf, und wie mobiles Stempeln im Alltag funktioniert, beschreibt der Beitrag zur mobilen Zeiterfassung.

Kurz erklärt

Häufige Fragen

Ist Zeiterfassung mit GPS erlaubt?

In einer engen Ausbaustufe ja. Zulässig begründen lässt sich eine Standortprüfung im Moment des Stempelns – die App vergleicht die Position mit einem hinterlegten Bereich und speichert nur das Ergebnis „innerhalb“ oder „außerhalb“. Eine laufende Ortung während der gesamten Schicht ist dagegen in aller Regel nicht erforderlich und damit unzulässig. Maßstab sind die Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO und § 26 BDSG.

Was ist der Unterschied zwischen Geofencing und GPS-Tracking?

Geofencing prüft punktuell: Ist das Gerät beim Buchen innerhalb eines definierten Radius? Gespeichert wird idealerweise nur ein Ja oder Nein. GPS-Tracking zeichnet fortlaufend Positionen auf und erzeugt damit ein Bewegungsprofil. Der Datenumfang unterscheidet sich um Größenordnungen – und damit auch die rechtliche Bewertung.

Reicht die Einwilligung der Beschäftigten für GPS-Ortung?

Meist nicht. Im Beschäftigungsverhältnis ist die Freiwilligkeit einer Einwilligung schwer nachzuweisen, und sie ist jederzeit widerrufbar. Das Verwaltungsgericht Lüneburg hielt in seinem Teilurteil vom 19. März 2019 (4 A 12/19) die vorgelegten Einwilligungen zudem überwiegend für unwirksam, weil Informationspflichten und Widerrufsbelehrung fehlten. Wer GPS einsetzt, braucht eine tragfähige Erforderlichkeitsbegründung – nicht nur eine Unterschrift.

Muss der Betriebsrat der GPS-Zeiterfassung zustimmen?

Ja, wo ein Betriebsrat besteht. Ein System, das zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – unabhängig davon, ob eine Überwachung beabsichtigt ist. Standortfunktionen erfüllen dieses Merkmal regelmäßig.

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Über die Autorin

Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.

Nachprüfbar

Quellen und Stand

Verwaltungsgericht Lüneburg, Teilurteil vom 19.03.2019 – 4 A 12/19 (GPS-Ortung von Firmenfahrzeugen, Bescheid der niedersächsischen Aufsichtsbehörde bestätigt).
Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg, Urteil vom 04.06.2020 – 10 Sa 2130/19 (Zeiterfassung per Fingerabdruck nicht erforderlich).
Art. 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere Abs. 1 lit. c (Datenminimierung).
§ 26 BDSG – Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses.
§ 87 BetrVG – Mitbestimmungsrechte, insbesondere Abs. 1 Nr. 6.
BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung).
Aplano: Zeiterfassung, App, Browser und Terminal, abgerufen September 2026.

Redaktionell geprüft am 4. September 2026. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall; abweichende Tarif- oder Betriebsvereinbarungen gehen vor. Anbieterangaben können sich ändern.