Urlaubsanspruch Teilzeit berechnen: Formel, Tabelle und Beispiele

Der Grundsatz: gleich viele Urlaubswochen, weniger Urlaubstage

§ 3 Abs. 1 BUrlG legt den Mindesturlaub auf 24 Werktage im Jahr fest. Werktage sind nach § 3 Abs. 2 BUrlG alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind – das Gesetz geht also von einer Sechs-Tage-Woche aus. 24 Werktage entsprechen damit vier Wochen Urlaub. Dieser Wochenwert ist der eigentliche Anspruch; die Zahl der Tage ergibt sich erst aus der Umrechnung auf die Tage, an denen tatsächlich gearbeitet wird.

Eine Fünf-Tage-Woche ergibt deshalb 20 gesetzliche Urlaubstage, eine Drei-Tage-Woche 12. Wer zwölf Tage Urlaub hat und an drei Tagen pro Woche arbeitet, ist ebenfalls vier volle Wochen frei – genauso lange wie die Vollzeitkraft mit 20 Tagen. Eine Benachteiligung liegt darin nicht, sondern gerade die Gleichbehandlung, die § 4 Abs. 1 TzBfG verlangt: Teilzeitbeschäftigte dürfen nicht schlechter gestellt werden als vergleichbare Vollzeitkräfte, es sei denn, sachliche Gründe rechtfertigen das.

Daraus folgen zwei Regeln, die in der Praxis oft verwechselt werden:

• Die Stundenzahl ist für die Zahl der Urlaubstage egal. Wer 20 Stunden an fünf Tagen arbeitet, hat so viele Urlaubstage wie eine Vollzeitkraft. Wer 20 Stunden an zwei Tagen arbeitet, hat deutlich weniger Tage, aber längere.
• Die Stundenzahl bestimmt das Geld. Das Urlaubsentgelt richtet sich nach § 11 BUrlG nach dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen – wer weniger Stunden arbeitet, bekommt für den Urlaubstag entsprechend weniger.

Die Formel – gesetzlich und vertraglich

Für den gesetzlichen Mindesturlaub und für vertraglichen oder tariflichen Urlaub gilt dieselbe Logik, nur mit einer anderen Ausgangsbasis:

Wichtig ist, worauf sich der Vertragsurlaub bezieht. „30 Urlaubstage“ in einem Vertrag für eine Fünf-Tage-Woche sind sechs Wochen; dieselben „30 Tage“ bei einer Sechs-Tage-Woche wären nur fünf Wochen. Steht im Vertrag nichts dazu, gilt die für Vollzeitbeschäftigte im Betrieb übliche Verteilung als Bezugsgröße. Viele Arbeitsverträge regeln die Teilzeit-Umrechnung ausdrücklich – etwa mit dem Satz, dass sich der Urlaub bei einer anderen Verteilung der Arbeitszeit entsprechend erhöht oder vermindert. Das ist zulässig, solange der gesetzliche Mindesturlaub nicht unterschritten wird (§ 13 Abs. 1 BUrlG).

Tabelle: Urlaubstage bei 1 bis 5 Arbeitstagen pro Woche

Die Spalte mit 28 Tagen zeigt den Fall, der in Personalabteilungen am häufigsten Fragen auslöst: Bei vier Arbeitstagen ergeben sich 22,4 Tage. Ob daraus 22 oder 23 werden, entscheidet nicht der Taschenrechner, sondern eine Rundungsregel – und die gibt es für die Teilzeit-Umrechnung im Gesetz nicht (dazu unten).

Die Tabelle gilt auch für Minijobs. Geringfügig Beschäftigte sind Teilzeitbeschäftigte im Sinne von § 2 Abs. 2 TzBfG und haben denselben anteiligen Urlaubsanspruch. Wer an zwei Tagen pro Woche im Minijob arbeitet, hat also mindestens acht bezahlte Urlaubstage. Wie die Arbeitszeit im Minijob nachgewiesen wird, beschreibt der Beitrag Minijob-Stundenzettel.

Unregelmäßige Verteilung: die Jahresarbeitstage-Methode

Die Wochenformel setzt voraus, dass jede Woche gleich viele Arbeitstage hat. Bei Schichtarbeit, rollierenden Plänen oder saisonaler Teilzeit ist das nicht der Fall. Dann wird über das Jahr gerechnet. Das Bundesarbeitsgericht verwendet für den gesetzlichen Urlaub die Formel

Zwei Beispiele zeigen, wie das in der Praxis aussieht:

Die Methode hat eine Voraussetzung, die sich ohne Dienstplan nicht erfüllen lässt: Die Tage mit Arbeitspflicht müssen im Voraus feststehen oder sich aus einem festen Schichtrhythmus ergeben. Gezählt werden nur Tage, an denen tatsächlich eine Arbeitspflicht besteht. Fallen Arbeitstage durch eine geänderte Verteilung weg – etwa durch Kurzarbeit null oder unbezahlten Sonderurlaub –, zählen sie nicht als Tage mit Arbeitspflicht, und der Urlaub verringert sich entsprechend (BAG 9 AZR 225/21 und 9 AZR 315/17). Feiertage, Krankheitstage und Urlaubstage selbst sind dagegen Tage mit Arbeitspflicht im Sinne der Formel; sie werden nicht herausgerechnet.

Wechsel zwischen Vollzeit und Teilzeit im laufenden Jahr

Bis 2015 haben deutsche Arbeitgeber beim Wechsel in Teilzeit den gesamten Jahresurlaub auf die neue Zahl der Arbeitstage umgerechnet – auch den Teil, der noch in der Vollzeit entstanden war. Das ist nicht mehr zulässig. Der Europäische Gerichtshof hatte schon im Urteil vom 22.04.2010 (C-486/08, Zentralbetriebsrat der Landeskrankenhäuser Tirols) und im Beschluss vom 13.06.2013 (C-415/12, Brandes) entschieden, dass während der Vollzeit erworbener, aber nicht genommener Urlaub durch den Wechsel in Teilzeit nicht gekürzt werden darf. Das Bundesarbeitsgericht hat sich dem mit Urteil vom 10.02.2015 (9 AZR 53/14 (F)) angeschlossen und seine frühere Rechtsprechung aufgegeben; die entgegenstehende Tarifregel in § 26 Abs. 1 TVöD ist insoweit nach § 4 Abs. 1 TzBfG unwirksam.

Für die Gegenrichtung gilt das Spiegelbild. Nach dem EuGH-Urteil vom 11.11.2015 (C-219/14, Greenfield) muss Urlaub, der in der Teilzeit erworben wurde, nach einer Aufstockung nicht rückwirkend hochgerechnet werden; der höhere Anspruch gilt erst für den Zeitraum ab der Erhöhung. Beide Richtungen führen zum selben Rechenweg: abschnittsweise.

Zwei Folgefragen tauchen dabei regelmäßig auf. Erstens: Wie viel Urlaub ist im ersten Abschnitt schon genommen? Wer vor dem Wechsel in Teilzeit bereits zehn der 15 Vollzeit-Tage genommen hat, nimmt nur fünf Vollzeit-Tage in die Teilzeit mit. Ein Vollzeit-Tag bleibt dabei ein ganzer freier Arbeitstag – auch wenn er erst in der Teilzeit genommen wird. Zweitens: Was wird für diese mitgenommenen Tage gezahlt? Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 20.03.2018 (9 AZR 486/17) entschieden, dass Urlaub aus der Zeit vor der Arbeitszeitverringerung nicht mit dem reduzierten Entgelt vergütet werden darf; entsprechende Tarifregeln im TV-L sind insoweit unwirksam.

Wechselt die Zahl der Arbeitstage mehrfach im Jahr oder nicht zum Monatsersten, wird jeder Abschnitt nach seinem Anteil am Jahr gewichtet – am genauesten über die Tage mit Arbeitspflicht je Abschnitt. Für das Urlaubskonto heißt das: Es muss Abschnitte kennen, nicht nur einen Jahreswert.

Rundung: Wann aus 22,4 Tagen 22 oder 23 werden

Das Bundesurlaubsgesetz enthält genau eine Rundungsregel. § 5 Abs. 2 BUrlG bestimmt, dass Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, auf volle Urlaubstage aufzurunden sind. Diese Regel gilt aber nur für den Teilurlaub nach § 5 Abs. 1 BUrlG – also bei Ein- oder Austritt im Laufe des Jahres oder vor Ablauf der Wartezeit. Auf die Umrechnung bei Teilzeit ist sie nicht übertragbar.

Daraus folgt: Ergibt die Teilzeit-Umrechnung 22,4 Tage, stehen 22,4 Tage zu. Der Bruchteil von 0,4 Tagen ist als stundenweise Freistellung zu gewähren oder – bei Beendigung – abzugelten. Abrunden darf der Arbeitgeber ohne eine ausdrückliche Rundungsregel nicht; das hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 08.05.2018 (9 AZR 578/17) für einen tariflichen Anspruch von 28,15 Tagen entschieden. Aufrunden darf er freiwillig jederzeit. Tarifverträge enthalten häufig eigene Rundungsregeln, der TVöD etwa in § 26 Abs. 1; sie gehen dem vertraglichen Mehrurlaub vor, dürfen den gesetzlichen Mindesturlaub aber nicht schmälern.

Für den Teilurlaub im Ein- oder Austrittsjahr gilt die Zwölftelung nach § 5 Abs. 1 BUrlG – wie sie funktioniert und was beim Ausscheiden ausgezahlt wird, rechnet der Beitrag Urlaubsabgeltung berechnen vor.

Urlaub in Stunden statt in Tagen

Die Tagesrechnung stößt an Grenzen, wenn die Arbeitstage unterschiedlich lang sind. Eine Teilzeitkraft mit 20 Wochenstunden, verteilt auf Montag und Dienstag mit je acht Stunden und Donnerstag mit vier Stunden, hat bei vertraglich 30 Tagen 18 Urlaubstage. Nimmt sie gezielt nur die langen Tage frei, ist sie mit 18 Urlaubstagen länger freigestellt als bei gleichmäßiger Verteilung; nimmt sie nur die kurzen, kürzer. Viele Betriebe führen das Urlaubskonto deshalb in Stunden.

Rechtlich bleibt der Anspruch in Tagen definiert – das BUrlG kennt keinen Stundenurlaub. Ein Stundenkonto ist eine Abrechnungsweise, die im Ergebnis dieselbe Freistellung sichern muss: sechs Wochen bei 30 Vertragstagen, vier Wochen beim gesetzlichen Minimum. Üblich ist folgende Rechnung:

Ein Stundenmodell sollte schriftlich vereinbart sein, im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung. Bei der Einführung ist der Betriebsrat zu beteiligen, denn die Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG. Ohne Zeiterfassung mit hinterlegter Tages-Sollzeit lässt sich das Modell nicht sauber führen – die Abbuchung je Urlaubstag hängt an genau dieser Sollzeit.

Was das Urlaubskonto in der App leisten muss

Die Formeln sind einfach; die Fehler entstehen in der Pflege. Eine Excel-Liste mit einem Jahreswert pro Person rechnet beim Wechsel zum 1. Juli falsch, sobald jemand vergisst, den Wert abschnittsweise aufzuteilen. Sie rundet 22,4 still auf 22, weil die Zelle als Ganzzahl formatiert ist. Und sie weiß nicht, dass die Mitarbeiterin seit März im Wechselwochen-Rhythmus arbeitet. Ein Urlaubskonto in der Zeiterfassungs-App sollte deshalb mindestens Folgendes können:

• Arbeitszeitprofile mit Gültigkeitsdatum: Wochentage und Sollstunden je Tag, mit Beginn und Ende, sodass ein Wechsel zum Stichtag erfasst wird und der Anspruch abschnittsweise berechnet werden kann.
• Anteilige Berechnung des Jahresanspruchs aus dem Profil – bei fester Woche über die Wochenformel, bei rollierenden Plänen über die geplanten Tage mit Arbeitspflicht.
• Dezimalwerte statt Ganzzahlen und eine konfigurierbare Rundungsregel, die auf den Vertrags- oder Tarifurlaub begrenzt bleibt.
• Wahlweise Führung in Tagen oder Stunden mit Abbuchung der tatsächlichen Tages-Sollzeit.
• Getrennte Töpfe für gesetzlichen Urlaub, vertraglichen Mehrurlaub und Vorjahresreste – denn für den Verfall gelten unterschiedliche Regeln. Warum das wichtig ist, zeigt der Beitrag Resturlaub verfällt nicht automatisch.

Aplano verbindet Abwesenheiten, Urlaubskonten und Zeiterfassung auf denselben Daten: Der Urlaubsanspruch wird aus den hinterlegten Arbeitstagen anteilig berechnet, der Resturlaub ist je Person sichtbar, und Urlaubsanträge werden gegen den Dienstplan geprüft. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. enthalten und lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen; auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026. Wie andere Apps Urlaubskonten abbilden, zeigt der Systemvergleich.

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