Urlaubsabgeltung berechnen: Formel, Beispiele und was bei der Kündigung gilt

Wann Urlaub abgegolten wird – und wann nicht

§ 7 Abs. 4 BUrlG ist kurz: „Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.“ Daraus folgen drei Regeln. Erstens: Abgeltung gibt es nur bei Beendigung – Kündigung, Aufhebungsvertrag, Befristungsende, auf den Grund kommt es nicht an. Zweitens: Im laufenden Arbeitsverhältnis darf gesetzlicher Urlaub nicht ausgezahlt werden; eine Vereinbarung, die das vorsieht, ist nach § 13 BUrlG unwirksam. Drittens: Abgegolten wird nur, was bis zum letzten Tag nicht genommen werden konnte.

Daraus ergibt sich die Alternative, die Arbeitgeber bei längeren Kündigungsfristen nutzen: die unwiderrufliche Freistellung unter Anrechnung des Resturlaubs. Wird sie eindeutig erklärt, gilt der Urlaub als gewährt und es bleibt nichts abzugelten. Eine widerrufliche Freistellung reicht dafür nicht, weil die Beschäftigten nicht sicher sein können, dass sie frei sind – dann ist am Ende doch abzugelten.

Schritt 1: Wie viele Tage sind offen?

Bevor gerechnet wird, muss der Anspruch des Austrittsjahres feststehen – und der hängt am Austrittsdatum. § 5 Abs. 1 BUrlG unterscheidet drei Fälle:

Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden nach § 5 Abs. 2 BUrlG aufgerundet; kleinere Bruchteile bleiben als Bruchteil stehen. Bereits genommener Urlaub wird abgezogen. Wurde im Austrittsjahr mehr Urlaub genommen, als nach der Zwölftelung zusteht, darf das Entgelt dafür nach § 5 Abs. 3 BUrlG nicht zurückgefordert werden.

Die Zwölftelung gilt zwingend nur für den gesetzlichen Mindesturlaub – 20 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche. Für den vertraglichen oder tariflichen Mehrurlaub darf der Vertrag eine anteilige Kürzung auch für die zweite Jahreshälfte vorsehen; ohne eine solche Klausel folgt der Mehrurlaub dem gesetzlichen. Hinzu kommen offene Tage aus Vorjahren, die mangels Hinweis nicht verfallen sind – dazu der Beitrag Resturlaub verfällt nicht automatisch.

Schritt 2: Der Tagesverdienst nach § 11 BUrlG

Das Urlaubsentgelt – und damit auch die Abgeltung – bemisst sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor dem maßgeblichen Zeitpunkt, bei der Abgeltung also vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Dabei gilt:

• Mitgerechnet werden Grundgehalt, Zulagen, Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Provisionen und Sachbezüge.
• Nicht mitgerechnet wird „zusätzlich für Überstunden gezahlter Arbeitsverdienst“ (§ 11 Abs. 1 Satz 1 BUrlG) – also weder die Grundvergütung der Überstunde noch der Zuschlag.
• Unberücksichtigt bleiben Kürzungen durch Kurzarbeit, Arbeitsausfälle oder unverschuldete Arbeitsversäumnis (§ 11 Abs. 1 Satz 3); sie drücken den Durchschnitt nicht.
• Dauerhafte Erhöhungen, die im Referenzzeitraum wirksam werden, sind ab ihrem Beginn zu berücksichtigen (§ 11 Abs. 1 Satz 2).
• War die Person im Referenzzeitraum ohne Entgelt – etwa nach Ende der Entgeltfortzahlung –, verschiebt sich der 13-Wochen-Zeitraum nach hinten auf die letzten 13 Wochen mit Verdienst.

Der Tagesverdienst ist dieser 13-Wochen-Verdienst geteilt durch die Arbeitstage des Zeitraums. Bei fester Verteilung sind das 65 Tage in der Fünf-Tage-Woche, 78 Tage in der Sechs-Tage-Woche und 52 Tage bei vier Arbeitstagen. Für ein festes Monatsgehalt lässt sich das zusammenfassen:

Wer nach Stunden bezahlt wird, rechnet Stundenlohn × tägliche Sollstunden – bei schwankenden Stunden den 13-Wochen-Verdienst durch die tatsächlich gearbeiteten Tage. Genau hier zeigt sich, warum die Abgeltung ohne lückenlose Zeiterfassung nicht belastbar ist: Ohne Stundenhistorie lässt sich weder der Verdienst je Tag noch der Anteil der Überstundenvergütung bestimmen.

Schritt 3: Drei Rechenbeispiele

Fall B zeigt die häufigste Fehlerquelle: Wer im ersten Halbjahr ausscheidet, hat trotz langer Betriebszugehörigkeit nur den anteiligen Anspruch. Fall C zeigt die zweite: Die Überstundenvergütung muss aus dem Referenzverdienst herausgerechnet werden – dafür muss sie in der Abrechnung als eigene Lohnart erkennbar sein.

Steuer, Sozialversicherung und Arbeitslosengeld

Die Urlaubsabgeltung ist Arbeitslohn. Sie wird als sonstiger Bezug lohnversteuert – eine Fünftelregelung greift nicht, weil es sich nicht um eine Entschädigung handelt – und ist in voller Höhe sozialversicherungspflichtig. Beitragsrechtlich wird sie dem letzten Abrechnungsmonat zugeordnet, auch wenn sie erst danach ausgezahlt wird. Was netto übrig bleibt, hängt deshalb von Steuerklasse und Beitragsbemessungsgrenzen des Austrittsmonats ab.

Wer nach dem Ausscheiden Arbeitslosengeld beantragt, sollte § 157 Abs. 2 SGB III kennen: Der Anspruch ruht für die Zeit des abgegoltenen Urlaubs, gerechnet ab dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Bei zwölf abgegoltenen Tagen beginnt die Zahlung also rund zweieinhalb Wochen später. Die Anspruchsdauer geht dabei nicht verloren, sie verschiebt sich nur nach hinten – und die Ruhenszeit ist bei der Agentur für Arbeit anzugeben, weil die Arbeitsbescheinigung des Arbeitgebers sie ohnehin ausweist.

Sonderfälle: Krankheit, Tod, Minijob, Ausschlussfristen

Fällig wird die Abgeltung mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Ab da laufen Ausschlussfristen, und ab da können Verzugszinsen verlangt werden – ein Grund, den Betrag mit der letzten Abrechnung auszuzahlen und nicht erst nach Rückfrage.

Was das Urlaubskonto in der App dafür liefern muss

Die Rechnung ist einfach, sobald drei Werte belastbar vorliegen: der Urlaubsanspruch des Austrittsjahres nach Zwölftelung, die genommenen Tage inklusive nicht verfallener Vorjahresreste und der 13-Wochen-Verdienst ohne Überstundenanteil. In der Praxis scheitert es selten an der Formel und fast immer an diesen drei Zahlen – an einer Excel-Liste, in der der Vorjahresrest fehlt, oder an einer Abrechnung, in der Überstunden im Grundlohn stecken.

Aplano führt Urlaubsanträge, Abwesenheiten und Zeiterfassung auf denselben Daten: Der Resturlaub je Person ist jederzeit sichtbar, Vorjahresreste werden getrennt geführt, und die erfassten Stunden lassen sich nach Lohnart auswerten, sodass der Überstundenanteil für den 13-Wochen-Verdienst herausgerechnet werden kann. Die Zeiterfassung steckt im Pro-Tarif zu 4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. und lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen; auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026. Welche Apps Urlaubskonten sonst sauber führen, zeigt der Systemvergleich; die rechtlichen Grundlagen fasst die Seite Rechtslage zusammen.

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