Resturlaub verfällt nicht automatisch

Was sich 2018 geändert hat

Bis dahin galt § 7 Abs. 3 BUrlG so, wie er sich liest: Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr genommen werden; eine Übertragung auf die ersten drei Monate des Folgejahres ist nur bei dringenden betrieblichen oder in der Person liegenden Gründen zulässig. Danach war der Anspruch erloschen – ohne weitere Voraussetzung.

Der Europäische Gerichtshof hat diesen Automatismus mit Urteil vom 6. November 2018 (C-684/16, „Max-Planck-Gesellschaft“) beendet. Der bezahlte Jahresurlaub ist ein Grundrecht der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer; er darf nicht allein deshalb entfallen, weil niemand ihn beantragt hat. Der Arbeitgeber muss die Beschäftigten vielmehr in die Lage versetzen, den Urlaub tatsächlich zu nehmen – konkret und transparent, erforderlichenfalls förmlich.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe am 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) übernommen: Der Verfall setzt voraus, dass der Arbeitgeber die konkrete Urlaubsdauer mitgeteilt, zur Inanspruchnahme aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen hat. Fehlt eine dieser Handlungen, wird der Anspruch schlicht in das nächste Jahr übertragen – und dort wieder, und wieder.

Die zweite Stufe: keine Verjährung ohne Hinweis

Viele Betriebe haben nach 2019 darauf gesetzt, dass alte Ansprüche wenigstens nach drei Jahren verjähren. Auch das ist seit Ende 2022 ausgeschlossen. Der EuGH entschied am 22. September 2022 (C-120/21), dass eine nationale Verjährungsregel dem Unionsrecht widerspricht, solange der Arbeitgeber die Ausübung des Urlaubsanspruchs nicht tatsächlich ermöglicht hat. Das BAG zog am 20. Dezember 2022 nach (9 AZR 266/20): Die regelmäßige dreijährige Verjährungsfrist nach §§ 195, 199 BGB beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Arbeitgeber aufgefordert und belehrt hat.

Für die Praxis bedeutet das eine Bestandsfrage, die viele Betriebe nie gestellt haben: Wie viele Urlaubstage stehen eigentlich noch aus den Jahren vor 2019 offen? Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden daraus Abgeltungsansprüche in Geld – und die fallen umso höher aus, je länger die Hinweise unterblieben sind.

Die letzte Zeile ist der einzige echte Gestaltungsspielraum: Für Urlaub, der über die gesetzlichen 20 Tage bei Fünf-Tage-Woche hinausgeht, können Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag eigene Verfallregeln vorsehen – aber nur, wenn die Trennung zwischen gesetzlichem und vertraglichem Urlaub eindeutig geregelt ist. Ohne diese Trennung gilt für alles der strenge gesetzliche Maßstab.

Wie der Hinweis aussehen muss

Die Anforderungen sind überschaubar, werden aber regelmäßig verfehlt – meist an der Individualität und am Nachweis.

• Individuell: Der Hinweis nennt den konkreten Resturlaub der einzelnen Person in Tagen. Ein Rundschreiben „Bitte denken Sie an Ihren Urlaub“ genügt nicht.
• Konkret: Er fordert auf, den Urlaub zu nehmen, und erklärt ausdrücklich, dass der Anspruch andernfalls zum Jahresende verfällt.
• Rechtzeitig: So früh, dass der Urlaub im verbleibenden Zeitraum tatsächlich noch genommen werden kann – für einen Restanspruch von zwei Wochen ist der 20. Dezember zu spät.
• Nachweisbar: Textform mit Zugangsnachweis. Die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass hingewiesen wurde, trägt der Arbeitgeber.
• Wiederholt: Die Obliegenheit besteht in jedem Urlaubsjahr neu, nicht einmalig bei der Einstellung.

Warum das ein Datenthema ist

Der Hinweis lässt sich nur erteilen, wenn der Resturlaub je Person bekannt ist – und zwar unterjährig, nicht erst bei der Jahresabrechnung. Genau hier scheitert es in vielen Betrieben: Urlaubstage werden in einer Tabelle geführt, die zwei- oder dreimal im Jahr aktualisiert wird, während Krankheitstage, Teilzeitwechsel und unterjährige Eintritte den Anspruch laufend verändern. Wer im Oktober nicht weiß, wer noch wie viele Tage offen hat, kann im November nicht individuell hinweisen.

Deshalb gehört die Abwesenheitsverwaltung in dasselbe System wie die Zeiterfassung. Zwei getrennte Quellen – Stempeluhr hier, Urlaubsliste dort – erzeugen genau die Abweichungen, die im Streitfall gegen den Arbeitgeber wirken. Wie sich Stundensalden und Abwesenheiten sauber führen lassen, ordnen die Lexikonbeiträge zum Arbeitszeitkonto und zum Zeitsaldo ein.

Aplano führt Urlaubsanträge, Abwesenheiten und Zeiterfassung auf denselben Daten: Anträge laufen digital durch die Freigabe, der Resturlaub je Person ist jederzeit sichtbar, und Auswertungen lassen sich als Grundlage für den jährlichen Hinweis verwenden. Die Zeiterfassung steckt im Pro-Tarif zu 4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. und lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen; auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026. Fair eingeordnet ist digitale Urlaubsverwaltung kein Alleinstellungsmerkmal – Clockodo, TimeTac, Timebutler und Factorial decken den Bereich ebenfalls ab; die Unterschiede liegen in der Tiefe der Anspruchsberechnung bei Teilzeit und unterjährigem Eintritt. Der Systemvergleich ordnet die Lösungen ein.

Was jetzt zu tun ist

Drei Schritte genügen, um den Bestand zu klären und den laufenden Betrieb abzusichern.

• Bestand ermitteln: offene Urlaubstage je Person rückwirkend prüfen, insbesondere für Jahre ohne dokumentierten Hinweis. Das Ergebnis ist eine Rückstellung, kein Ärgernis.
• Verfahren festlegen: ein fester Termin im Jahr – üblich ist der Frühherbst – zu dem jede Person eine individuelle Aufforderung mit ihrem Reststand erhält, gegebenenfalls mit einer zweiten Erinnerung im November.
• Nachweis sichern: Versand und Zugang dokumentieren und die Aufstellung so lange aufbewahren, wie Ansprüche geltend gemacht werden können.

Der Aufwand dafür ist gering, sobald die Stände stimmen. Teuer wird ausschließlich der Fall, in dem sie es nicht tun. Welche Anforderungen an Erfassung und Nachweis im Übrigen gelten, fasst die Seite Rechtslage zusammen.

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