Minijob-Stundenzettel 2026: Pflichtangaben, Fristen und die App-Alternative

Warum ausgerechnet der Minijob streng dokumentiert wird

Die Logik dahinter hat nichts mit Misstrauen gegenüber Aushilfen zu tun, sondern mit der Kontrollierbarkeit des Mindestlohns. Bei einem Festgehalt lässt sich die Einhaltung des Stundensatzes nur beurteilen, wenn bekannt ist, wie viele Stunden dafür gearbeitet wurden. Genau diese Zahl fehlt im Minijob typischerweise: Vereinbart ist ein Monatsbetrag, gearbeitet wird nach Bedarf. Der Gesetzgeber hat deshalb für geringfügig Beschäftigte – und für die Branchen des § 2a SchwarzArbG wie Gastronomie, Bau, Logistik oder Gebäudereinigung – eine eigene, engere Aufzeichnungspflicht geschaffen.

Diese Pflicht steht neben der allgemeinen. Aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) folgt ohnehin, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit aller Beschäftigten erfassen müssen. Für Minijobs kommt § 17 MiLoG mit einer konkreten Frist und einer konkreten Aufbewahrungsdauer hinzu – und mit einem Bußgeldrahmen, den die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls auch ausschöpft. Kontrolliert wird nicht nur, ob aufgezeichnet wurde, sondern ob die Aufzeichnung rechtzeitig und plausibel entstanden ist.

Eine Ausnahme gibt es: Minijobs in Privathaushalten sind von der Aufzeichnungspflicht des MiLoG ausgenommen. Für alle gewerblichen Minijobs gilt sie ohne Rücksicht auf die Betriebsgröße – auch für den Ein-Personen-Betrieb mit einer einzigen Aushilfe.

Was auf den Stundenzettel gehört

Der Pflichtteil ist kurz und wird trotzdem häufig unvollständig geführt. Vor allem die Trennung von Anwesenheit und Arbeitszeit geht verloren: Pausen sind keine Arbeitszeit und müssen von der Dauer abgezogen werden, auch wenn ihre zeitliche Lage nach § 17 MiLoG nicht gesondert aufzuzeichnen ist.

Was nicht auf den Stundenzettel gehört, ist ebenso wichtig: Krankheitsgründe, private Gründe für Abwesenheiten oder Bewertungen der Leistung haben in einem Arbeitszeitnachweis nichts verloren. Der Nachweis dokumentiert Zeit, nicht Verhalten.

Die zwei Fristen, an denen es scheitert

In der Praxis scheitern Minijob-Nachweise selten an fehlenden Spalten, sondern fast immer an zwei Zeitpunkten.

Die Sieben-Tage-Frist. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages vorliegen. Wer am Monatsende einen leeren Bogen ausfüllt und die Stunden aus dem Gedächtnis rekonstruiert, verletzt diese Frist – selbst dann, wenn die Zahlen am Ende stimmen. In einer Prüfung fällt so etwas auf: identische Handschrift, identischer Stift, identisches Schriftbild über vier Wochen hinweg.

Die Zwei-Jahres-Frist. Die Unterlagen sind mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt, und auf Verlangen am Ort der Beschäftigung bereitzuhalten. Zettel in einem Ordner im Nebenraum erfüllen das; Zettel, die nach der Lohnabrechnung entsorgt werden, nicht. Steuer- und sozialversicherungsrechtlich gelten daneben längere Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen.

603 Euro, 43 Stunden: der Stundenzettel als Frühwarnsystem

Seit dem 1. Januar 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 Euro; die Verdienstgrenze für Minijobs steigt automatisch mit und beträgt 603 Euro im Monat sowie 7.236 Euro im Jahr. Sie ist an eine Wochenarbeitszeit von zehn Stunden zum jeweiligen Mindestlohn gekoppelt – daraus ergeben sich rund 43 Arbeitsstunden im Monat.

Maßgeblich ist der Verdienst, nicht die Stundenzahl – und beurteilt wird er im Jahresdurchschnitt. Schwankungen sind also eingeplant: Ein unvorhergesehenes Überschreiten der Monatsgrenze ist in engen Grenzen unschädlich, solange die Jahresgrenze gewahrt bleibt. Vorhersehbare Mehrarbeit, etwa eine feste Urlaubsvertretung über sechs Wochen, ist dagegen kein unvorhergesehener Fall.

Genau deshalb ist ein laufend geführter Stundenzettel mit Monats- und Jahressumme mehr als eine Pflichtübung: Er zeigt im dritten Quartal, dass das Budget knapp wird – und nicht erst im Dezember, wenn die Umstellung auf eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung rückwirkend teuer wird. Ab Januar 2027 steigt die Grenze auf 633 Euro, weil der Mindestlohn erneut angehoben wird; die Rechnung ist dann neu aufzustellen.

Papier, Tabelle oder App?

Rechtlich sind alle drei Wege zulässig – § 17 MiLoG kennt keine Formvorschrift. Der Unterschied liegt im Alltag, und dort vor allem in der Frage, ob die Sieben-Tage-Frist ohne Disziplin eingehalten wird.

Für eine einzelne Aushilfe mit festem Wochenrhythmus ist der Papierzettel vertretbar. Sobald mehrere Minijobs im Betrieb laufen, die Einsätze schwanken oder mehrere Standorte im Spiel sind, kippt die Rechnung: Der Aufwand für Erinnern, Einsammeln, Nachrechnen und Archivieren übersteigt die Softwarekosten schnell. Wie sich das für Gratis-Angebote darstellt, ordnet der Beitrag zu kostenlosen Zeiterfassungs-Apps ein.

Ein Blick auf die Reform lohnt trotzdem: Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 sieht eine elektronische und taggleiche Aufzeichnung vor, ist Stand August 2026 aber kein geltendes Recht. Kleinbetriebe sollen nach dem Entwurf von der elektronischen Form ausgenommen bleiben – die Aufzeichnungspflicht selbst entfällt dadurch nicht. Den Stand ordnet die Seite zur Rechtslage ein.

Was eine App im Minijob konkret abnimmt

Der Unterschied zeigt sich weniger beim Erfassen als beim Nachweisen. Eine App erzeugt den Zeitstempel im Moment des Arbeitsbeginns – damit ist die Sieben-Tage-Frist strukturell erfüllt, statt an Erinnerung zu hängen. Fehlende Buchungen fallen am selben Tag auf, Korrekturen bleiben als Korrekturen sichtbar, und der Nachweis für einen Prüfzeitraum lässt sich als Datei erzeugen, statt aus einem Ordner kopiert zu werden.

In der Auswertung dieses Portals führt Aplano das Feld an, weil Dienstplan und Zeiterfassung in einem Ablauf liegen: Geplante Schicht, gestempelte Zeit und Stundenkonto stehen nebeneinander, sodass die Monatssumme einer Aushilfe jederzeit ablesbar ist – die entscheidende Zahl, wenn 603 Euro nicht überschritten werden sollen. Gestempelt wird per App, im Browser oder an einer Tablet-Station mit PIN, RFID oder Fingerabdruck; wer kein privates Smartphone einsetzen will, braucht diesen zweiten Weg ohnehin, wie der Beitrag zur Nutzung privater Geräte zeigt. Die Zeiterfassung gehört zum Pro-Tarif (4,50 Euro netto je Person und Monat, Stand August 2026), 14 Tage lassen sich ohne Kreditkarte testen; in Nutzerbewertungen erreicht das System 4,7 von 5 Punkten auf Capterra und 4,6 von 5 bei OMR Reviews (206 Bewertungen). Für reine Zeiterfassung ohne Dienstplan sind Clockodo, TimeTac oder Timebutler naheliegende Alternativen – der Systemvergleich stellt die Tarife nebeneinander.

Eine Warnung bleibt: Auch die beste App ersetzt keine Regel. Wer nicht festlegt, bis wann Korrekturen erlaubt sind und wer sie freigibt, produziert digitale Lücken statt papierener. Ein strukturierter Test über zwei Wochen mit genau diesem Szenario ist deshalb der ehrlichere Auswahlweg als jede Funktionsliste.

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