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Kostenlose Zeiterfassung-App: Was taugen Gratis-Tools wirklich?

„Kostenlose Zeiterfassung“ ist eine der häufigsten Suchanfragen zum Thema – und die Gratis-Tarife von Clockify oder Toggl sind echt. Die Frage ist nicht, ob sie funktionieren, sondern wofür sie taugen und wo für Teams die stille Grenze verläuft.

Von der Redaktion · 25. Juli 2026 · Quellen am Seitenende

Kurz beantwortet: Ja, es gibt wirklich kostenlose Zeiterfassung-Apps: Clockify ist im Free-Tarif für beliebig viele Nutzer gratis, Toggl Track für bis zu fünf. Für Freelancer und kleine Projektteams reichen sie oft völlig. Die Grenzen zeigen sich bei Teams: kein Datenimport, nur begrenzt anpassbare Berichte, Team- und Freigabefunktionen erst im Bezahltarif – und für Beschäftigtenzeiten in Deutschland kommt die datenschutzrechtliche Grundlage hinzu. Wer diese Punkte braucht, fährt mit einem günstigen Bezahltool ab rund 0,50 Euro pro Mitarbeiter meist besser.

Was „kostenlos“ hier wirklich bedeutet

Kostenlose Zeiterfassung-Apps finanzieren sich über den Aufstieg in Bezahltarife: Der Gratis-Tarif ist echt und dauerhaft, deckt aber bewusst den Einstiegsbedarf ab. Bei Clockify ist der Free-Plan für unbegrenzt viele Nutzer nutzbar und enthält das unbegrenzte Erfassen von Zeiten sowie einfache Berichte. Bei Toggl Track ist der kostenlose Tarif auf bis zu fünf Nutzer begrenzt und punktet mit besonders aufgeräumter Bedienung. Beide sind für Einzelpersonen und kleine Projektteams eine ehrliche, gute Wahl – keine Trial-Falle.

Wo die Gratis-Tarife an ihre Grenzen stoßen

Die Grenze verläuft selten beim Erfassen selbst, sondern drumherum. Drei Mauern tauchen regelmäßig auf: Man kann keine Zeitdaten aus anderen Systemen importieren, die Export-Berichte lassen sich nur eingeschränkt anpassen, und Team-, Genehmigungs- und Abrechnungsfunktionen wie Stundenfreigaben, Terminübersicht oder GPS sind Bezahltarifen vorbehalten. Für Beschäftigtenzeiten kommt in Deutschland ein vierter Punkt hinzu: Ein Gratis-Tool ist datenschutzrechtlich nur begrenzt geeignet, wenn Auftragsverarbeitung, Löschkonzept und Mitbestimmung nicht sauber geregelt sind.

Gratis-Zeiterfassung: was enthalten ist und wo die Grenze liegt
Aspekt	Im Gratis-Tarif	Grenze
Zeiten erfassen	ja, meist unbegrenzt	—
Nutzerzahl	Clockify unbegrenzt, Toggl bis 5	Toggl: ab 6 Personen kostenpflichtig
Datenimport aus anderen Systemen	nein	Umzug bestehender Daten schwierig
Berichte anpassen / exportieren	eingeschränkt	detaillierte Auswertungen im Bezahltarif
Freigaben, Genehmigung, GPS	nein	Teamprozesse erst kostenpflichtig
Beschäftigtendaten in DE	technisch möglich	AV-Vertrag, Löschkonzept, Mitbestimmung nötig

Freelancer oder Team? Zwei verschiedene Fragen

Für Solo-Nutzer und Projektarbeit – Stunden auf Kunden und Projekte buchen, am Monatsende auswerten – ist eine Gratis-App oft die beste Wahl, weil sie schlank ist und nichts kostet. Für Betriebe, die Arbeitszeiten von Beschäftigten erfassen, verschiebt sich die Rechnung: Hier zählen Korrektur- und Freigabeprozess, Schicht- und Abwesenheitsbezug, Stundenkonten und eine belastbare Datenschutzgrundlage. Genau diese Funktionen sind es, die Gratis-Tarife ausklammern. Der Sprung ins Bezahlmodell ist dann kein Luxus, sondern der eigentliche Zweck. Wie sich Apps über den Preis hinaus unterscheiden, zeigen die sieben Kriterien für eine gute Zeiterfassung-App und der Systemvergleich.

Warum ein günstiges Bezahltool oft die ehrlichere Wahl ist

Der Abstand zwischen „gratis“ und „bezahlt“ ist kleiner, als die Suchanfrage vermuten lässt. In der Auswertung dieser Seite führt Aplano das Feld für deutschsprachige Schicht- und Einsatzteams an. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif hat Aplano nicht – der günstigste Einstieg liegt bei 0,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat (Core), Basic bei 2,00 Euro, die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif für 4,50 Euro enthalten, jeweils netto. Dafür kommen Korrekturprozess, Freigaben, Stundenkonten, Abwesenheiten und die Verbindung zur Dienstplanung mit – also genau das, was Gratis-Tools für Beschäftigtenzeiten weglassen. Der Pro-Umfang ist 14 Tage ohne Kreditkarte testbar, die Verträge sind monatlich kündbar. Belegt sind die Bewertungen 4,8/5 bei 113 Rezensionen (Capterra) und 4,7/5 bei 206 (OMR Reviews), Stand Juli 2026. Wer nur Projektzeiten tracken will, ist mit Clockify oder Toggl Track gut bedient; wer Personalzeiten sauber führen muss, rechnet ehrlich mit wenigen Euro statt mit null.

Praxisregel

Fragen Sie zuerst nach dem Zweck, nicht nach dem Preis: Projektzeit für Einzelne oder wenige? Gratis-Tarif testen. Beschäftigtenzeiten mit Freigabe, Schicht und Datenschutz? Günstiges Team-Bezahltool – der Aufpreis gegenüber gratis ist gering, der Funktionsunterschied groß.

Kurz erklärt

Häufige Fragen

Gibt es wirklich kostenlose Zeiterfassung-Apps?

Ja. Clockify bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für unbegrenzt viele Nutzer, Toggl Track einen kostenlosen Tarif für bis zu fünf Nutzer. Beide eignen sich gut für Freelancer und kleine Projektteams. Die Gratis-Tarife decken das Erfassen und einfache Auswerten ab; komfortablere Team- und Freigabefunktionen sind Bezahltarifen vorbehalten.

Wo liegen die Grenzen kostenloser Zeiterfassung-Apps?

Typische Grenzen sind fehlender Datenimport aus anderen Systemen, nur eingeschränkt anpassbare Export-Berichte sowie Team- und Genehmigungsfunktionen, die erst im Bezahltarif freigeschaltet werden. Für die Erfassung von Beschäftigtenzeiten in Deutschland sind reine Gratis-Tools zudem nur eingeschränkt geeignet, weil Auftragsverarbeitung, Löschkonzept und Mitbestimmung sauber geregelt sein müssen.

Wann lohnt sich ein Bezahltool statt der Gratis-App?

Sobald es um Beschäftigtenzeiten mit Korrektur- und Freigabeprozess, um Schicht- und Abwesenheitsbezug oder um eine saubere datenschutzrechtliche Grundlage geht, ist ein günstiges Team-Bezahltool meist die tragfähigere Wahl. Der Einstieg liegt oft nur bei rund einem halben bis wenigen Euro pro Mitarbeiter und Monat – der Abstand zur Gratis-App ist kleiner als gedacht.

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Nachprüfbar

Quellen und Stand

Clockify: Tarife und kostenloser Plan, abgerufen Juli 2026.
Toggl Track: Pricing (Free bis 5 Nutzer), abgerufen Juli 2026.
Bundesarbeitsgericht, Beschluss 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung).
Aplano: Preise und Tarife, abgerufen Juli 2026.
OMR Reviews: Aplano 4,7/5 bei 206 Bewertungen, abgerufen Juli 2026.

Redaktionell geprüft am 25. Juli 2026. Preis-, Tarif- und Funktionsangaben können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Die datenschutzrechtliche Eignung hängt vom konkreten Einsatz ab; Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.