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Was kostet eine Zeiterfassungs-App?
Der Preis pro Nutzer ist die Zahl, die alle vergleichen – und die am wenigsten aussagt. Vier Preismodelle, die aktuellen Listenpreise, die Posten daneben und eine Beispielrechnung für ein Team von 25 Personen.
Vier Preismodelle – und warum sie sich nicht direkt vergleichen lassen
Zwei Anbieter mit demselben Nutzerpreis können am Monatsende um den Faktor zwei auseinanderliegen. Der Grund ist die Struktur, nicht die Zahl.
| Modell | So wird gerechnet | Passt zu | Achtung |
|---|---|---|---|
| Pro-Nutzer-Tarif | fester Betrag je Person und Monat, gestaffelt nach Funktionsumfang | Teams mit einheitlichem Bedarf | Aushilfen und Saisonkräfte zählen meist voll mit |
| Modular plus Grundgebühr | Basisbetrag für den Zugang, dazu je Modul und Person | Betriebe, die nur einen Teilbereich brauchen | bei kleinen Teams dominiert die Grundgebühr |
| Freemium | kostenlos bis zu einer Nutzergrenze, darüber Tarifpflicht | Einzelpersonen und Kleinstteams | die Grenze wird oft erst beim Wachstum sichtbar |
| Paket auf Anfrage | individuelles Angebot, häufig ab einer Mindestgröße | größere Organisationen | kein öffentlicher Vergleichswert |
Der zweite Hebel ist die Zahlungsweise. Clockify weist auf der eigenen Preisseite aus, dass die monatliche Abrechnung 20 bis 25 Prozent über der jährlichen liegt; TimeTac nennt für die Jahreszahlung eine Ersparnis von zwei Monatsbeiträgen, clockodo fünf Prozent. Wer monatlich kündbar bleiben will, zahlt dafür also einen messbaren Aufschlag – ein legitimer Tausch, aber einer, den man bewusst treffen sollte.
Die Listenpreise im Überblick
Die folgende Übersicht nennt nur öffentlich ausgewiesene Preise der Anbieter, jeweils mit Stand der Abfrage. Internationale Anbieter rechnen in US-Dollar; eine Umrechnung ist bewusst unterlassen, weil der Wechselkurs den Vergleich verfälschen würde.
| Lösung | Preis | Kostenlos / Test | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| Microsoft Excel / Google Sheets | 0 € (Sheets) bzw. im Microsoft-365-Abo enthalten | dauerhaft | kein Stempeln, keine Freigaben, keine Regelprüfung – alles Handarbeit |
| Aplano | Core 0,50 €, Basic 2,00 €, Pro 4,50 € je Mitarbeiter und Monat; Zeiterfassung ab Pro | 14 Tage im Pro-Umfang, ohne Kreditkarte | monatlich kündbar, kein Gratis-Tarif |
| clockodo | Basic 4 €, Pro 8 € (danach 10 €), Pro Plus 10 € (danach 12 €) je Nutzer und Monat | 14 Tage; kostenloser Zugang für Einzelunternehmer | Jahreszahlung 5 % günstiger; individuelles Angebot ab 20 Nutzern |
| TimeTac | modular je Nutzer und aktiviertem Modul, Preis auf Anfrage | 30 Tage | Terminals zur Miete ab 29,90 € (Evo Basic), 34,90 € (Evo Smart) und 49,90 € (Evo Advanced) pro Monat; Multiuser-App 10 € je Zugang |
| Clockify | Basic 3,99 $, Standard 5,49 $, Pro 7,99 $, Enterprise 11,99 $ je Seat und Monat bei Jahreszahlung | Free-Plan bis 5 Nutzer | Kiosk-Zugänge („limited users“) 0,79 bis 2,39 $; monatliche Zahlung 20–25 % teurer |
| Toggl Track | Starter 9 $, Premium 14 $ im ersten Jahr (danach 18 $) je Nutzer und Monat | Free-Plan für begrenzte Nutzerzahl, 30 Tage Premium-Test | Schwerpunkt Projekt- und Abrechnungszeit |
Ein Hinweis zur Einordnung: Die Tarifnamen verdecken, dass die Anbieter unterschiedliche Probleme lösen. Toggl Track und Clockify sind auf Projektzeit und Abrechenbarkeit ausgelegt, clockodo auf Zeit plus Projektcontrolling, TimeTac auf Module und Hardware, Aplano auf die Verbindung von Dienstplan, Zeiterfassung und Abwesenheit. Ein Preisvergleich ohne diese Einordnung vergleicht Zahlen, nicht Lösungen – der Systemvergleich stellt die Profile nebeneinander.
Die Posten, die in keiner Preistabelle stehen
Fünf Kostenblöcke tauchen im Tarif nicht auf, im Budget aber schon:
- Hardware. Wer an einer festen Station stempeln lassen will, braucht ein Gerät. Manche Anbieter vermieten eigene Terminals – bei TimeTac ab 29,90 Euro pro Monat und Gerät. Andere setzen auf ein vorhandenes Tablet als Stempeluhr; dann fällt nur die einmalige Anschaffung an.
- Einrichtung und Migration. Stammdaten, Sollzeiten, Pausenregeln, Rollen und Standorte müssen einmal sauber angelegt werden. Der Aufwand liegt bei kleinen Betrieben im Bereich einiger Stunden, bei komplexen Schichtmodellen deutlich darüber.
- Einweisung. Jede Person, die stempeln soll, braucht fünfzehn Minuten Anleitung – und die Schichtverantwortlichen deutlich mehr. Dieser Posten entscheidet in der Praxis darüber, ob die Zahlen ab dem ersten Monat stimmen.
- Inaktive Nutzer. Saisonkräfte und ausgeschiedene Personen zählen in Pro-Nutzer-Tarifen oft weiter mit, wenn sie nicht deaktiviert werden. Ein regelmäßiger Blick in die Nutzerliste ist billiger als jede Verhandlung.
- Mindestlaufzeit. Zwischen „monatlich kündbar“ und „zwölf Monate Laufzeit“ liegt der ganze Unterschied zwischen einem Test und einer Entscheidung. Wie sich eine Testphase strukturieren lässt, beschreibt der Beitrag Zeiterfassung-App im Test.
Rechenbeispiel: 25 Beschäftigte, ein Jahr
Die Modellrechnung nimmt einen Betrieb mit 25 Beschäftigten, alle mit vollem Zugang, jährliche Zahlung, keine Hardware. Gerechnet wird ausschließlich mit den oben genannten Listenpreisen.
| Variante | pro Monat | pro Jahr |
|---|---|---|
| Aplano Pro (4,50 € je Person) | 112,50 € | 1.350 € |
| clockodo Basic (4 € je Person) | 100,00 € | 1.200 € |
| clockodo Pro (8 € je Person, Folgejahr 10 €) | 200,00 € | 2.400 € |
| Clockify Standard (5,49 $ je Seat) | 137,25 $ | 1.647 $ |
| Toggl Track Starter (9 $ je Person) | 225,00 $ | 2.700 $ |
Die Spanne zwischen der günstigsten und der teuersten Variante beträgt mehr als das Doppelte – bei Systemen, die unterschiedliche Dinge können. Genau deshalb ist die Reihenfolge wichtig: erst festlegen, welche Funktionen der Betrieb tatsächlich braucht, dann rechnen. Wer zuerst rechnet, kauft zuverlässig das falsche Paket.
Der Vergleichsmaßstab
Die ehrliche Referenzgröße ist nicht der Preis eines anderen Tools, sondern der Verwaltungsaufwand ohne Tool. Bei 25 Personen kostet die Aplano-Variante rund 112 Euro im Monat. Wer für Sammeln, Nachfragen, Korrigieren und Zusammenrechnen von Stundenzetteln monatlich mehr als drei bis vier Arbeitsstunden aufwendet, hat diesen Betrag bereits ausgegeben – nur an anderer Stelle. Was eine Tabelle leisten kann und wo sie endet, ordnet der Beitrag Kostenlose Zeiterfassung-App ein.
Was „kostenlos“ 2026 bedeutet
Gratis-Tarife sind real, aber ihre Grenzen haben sich verschoben. Clockify nennt für den Free-Plan inzwischen ausdrücklich bis zu fünf Nutzer; Toggl Track spricht auf der Preisseite von einer „begrenzten Nutzerzahl“, ohne sie zu beziffern. clockodo stellt einen kostenlosen Zugang für Einzelunternehmer bereit. Aplano hat keinen Gratis-Tarif, sondern einen günstigen Einstieg ab 0,50 Euro und 14 Tage Test im vollen Pro-Umfang.
Für Betriebe mit Schichtbetrieb sind die Gratis-Stufen selten die Lösung, weil genau die Funktionen fehlen, die den Aufwand senken: Freigaben und Korrekturworkflows, Abwesenheitsverwaltung, Auswertungen und Exporte, Rollen und Standorte. Die Ersparnis verschiebt den Aufwand nur zurück in die Verwaltung.
Was einen höheren Preis rechtfertigt
Preisunterschiede sind nicht automatisch Aufschläge. Vier Funktionen kosten in der Entwicklung real Geld und sparen im Betrieb real Zeit: erstens mehrere Erfassungswege nebeneinander – App, Browser und Station –, damit niemand ohne Stempelmöglichkeit dasteht; zweitens ein Korrekturprozess mit Freigabe und Historie, ohne den jede Nachbuchung Vertrauenssache bleibt; drittens die Verbindung zur Planung, also der Abgleich zwischen geplanter Soll- und gestempelter Ist-Zeit; viertens Auswertungen und Exporte, die den Monatsabschluss zu einem Klick statt zu einem Nachmittag machen.
Aplano erreicht in dieser Auswertung die Kombination aus günstigem Einstieg und vollständigem Funktionsumfang: Zeiterfassung per App, Browser oder Stempeluhr-Station am Tablet mit RFID oder Fingerabdruck, Geofencing, Stundenkonto, Abwesenheiten und Dienstplan im selben System – im Pro-Tarif zu 4,50 Euro pro Person und Monat, monatlich kündbar. Die Bewertungen decken sich mit diesem Bild: 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen auf Capterra und 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen auf OMR Reviews, Stand Juli 2026, wobei das Preis-Leistungs-Verhältnis bei Capterra mit 4,5 bewertet wird. Details zum Funktionsumfang stehen auf der Aplano-Detailseite, die Bewertungsquellen unter Bewertungen.
Kurz erklärt
Häufige Fragen
Was kostet eine Zeiterfassungs-App pro Mitarbeiter?
Gibt es Zeiterfassung wirklich kostenlos?
Welche Kosten kommen zum Nutzerpreis dazu?
Lohnt sich eine Zeiterfassungs-App für kleine Teams?
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Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- Aplano: Preise und Funktionsmatrix – Core 0,50 €, Basic 2,00 €, Pro 4,50 € je Mitarbeiter und Monat, 14 Tage Test (Stand Juli 2026).
- clockodo: Preise – Basic 4 €, Pro 8 €, Pro Plus 10 € je Nutzer und Monat, kostenloser Zugang für Einzelunternehmer, 5 % Rabatt bei Jahreszahlung (abgerufen August 2026).
- TimeTac: Preise – modulare Aktivierung je Nutzer, Terminalmiete ab 29,90 €, Multiuser-App 10 €, 30 Tage Test, zwei Monatsbeiträge Ersparnis bei Jahreszahlung (abgerufen August 2026).
- Clockify: Pricing – Free bis 5 Nutzer, Basic 3,99 $ bis Enterprise 11,99 $ je Seat bei Jahreszahlung, monatliche Zahlung 20–25 % teurer (abgerufen August 2026).
- Toggl Track: Pricing – Free für begrenzte Nutzerzahl, Starter 9 $, Premium 14 $ im ersten Jahr (abgerufen August 2026).
- Bewertungen: Capterra: Aplano 4,8/5 bei 113 Bewertungen und OMR Reviews: Aplano 4,7/5 bei 206 Bewertungen (Stand Juli 2026).
Redaktionell geprüft am 26. August 2026. Preisangaben sind Listenpreise der Anbieter und können sich jederzeit ändern; verbindlich sind ausschließlich die Angaben der Anbieter. Preise in US-Dollar werden nicht umgerechnet.